Im Vorfeld einer Studie versuchen Klinische Monitore meist telefonisch, Kliniken und Arztpraxen als Prüfungszentren für die geplante Studie zu gewinnen. Sagt eine Einrichtung zu, besucht der CRA sie vor Ort, um die Anforderungen der Studie mit den Ärzten zu besprechen. Ziel ist es, festzustellen, ob die Einrichtung für die Studie geeignet ist. Im nächsten Schritt werden die am besten geeigneten Praxen oder Kliniken ausgewählt und zu Prüfzentren ernannt. Darüber hinaus klärt der CRA den Arzt über die rechtlichen Rahmenbedingungen und den geplanten Studienablauf auf. Er weist den Arzt in das Studienprotokoll ein und stellt sicher, dass der Arzt weiß, wie die Daten dokumentiert und verschlüsselt werden müssen. Die Auswahl der Probanden übernehmen die Ärzte anhand der Anforderungen der Studie anschließend selbst. Der Klinische Monitor hat in der Regel keinen direkten Kontakt zu den Patienten, jedoch prüft er anhand von Patientenakten und anderen Dokumenten, ob sie den Studienkriterien entsprechen.
Während der Durchführung der Studie ist der CRA häufig in den Prüfzentren vor Ort, um die Einhaltung des Studienprotokolls sowie der verschiedenen rechtlichen Vorschriften und Richtlinien zu überprüfen. Dazu zählen unter anderem die international anerkannten Richtlinien der Good Clinical Practice (GCP) und der Deklaration von Helsinki. Diese Richtlinien gewährleisten, dass in klinischen Studien ethische und wissenschaftliche Standards eingehalten werden, wobei immer die Sicherheit des Patienten im Vordergrund steht. Zum Beispiel ist festgelegt, dass ein Proband über alle Umstände der Studie inklusive aller Risiken aufgeklärt sein und eine schriftliche Einwilligung erteilt haben muss. Darüber hinaus beschreiben die Richtlinien wie auf unerwünschte und unter Umständen gefährliche Nebenwirkungen reagiert werden soll. Der Klinische Monitor überprüft auch, ob der Arzt die Case Report Form (CSF), also den Prüfbogen, in den die Daten des Patienten anonymisiert eingetragen werden, korrekt ausfüllt. Während der gesamten Studienphase ist der Klinische Monitor bei allen Fragen und Problemen der direkte Ansprechpartner für den Prüfarzt. Er ist das Bindeglied zwischen ihm und dem Auftraggeber der Studie. Hat beispielsweise der Data Manager Fragen zu den Daten, leitet der CRA sie weiter und klärt sie gemeinsam mit dem Prüfarzt.
