IT-Lieferantenmanager/IT-Lieferantenmanagerin (w/m/d)

Implementierung, kontinuierliche Weiterentwicklung und Betrieb eines Vertragsmanagementsystems sowie eines Lizenzmanagementsystems

• Auswahl eines geeigneten Vertragsmanagementsystems und eines Lizenzmanagementsystems inkl. Anforderungsmanagement
• Unterstützung bei der technischen Einführung, Individualisierung und Anbindung des Vertrags- und Lizenzmanagementsystems an vorhandene Systeme
• Ausbau und Weiterentwicklung eines Rahmens für die Verwendung des Vertrags- und Lizenzmanagementsystems inkl. organisatorischer und prozessualer Einbettung
• Übernahme der Product Ownership für das Vertrags- und Lizenzmanagementsystem
• Aufbau und Etablierung eines bereichsübergreifenden kontinuierlichen Verbesserungsprozesses für das Vertrags- und das Lizenzmanagementsystem

Operatives IT-Lieferanten- und Vertragsmanagement

• Analyse der Bedarfe im IT-Lieferanten- und Vertragsmanagement bei den kvw
• Steuerung, Kontrolle und Monitoring bestehender IT-Verträge (z.B. Hardware, Software, Lizenzen)
• Entwicklung von Vorgaben für Vertragsverantwortliche, Monitoring von KPIs und SLAs
• Beratung und Unterstützung der Verantwortlichen sowie Unterstützung (bei Bedarf) bei der Erfüllung und Umsetzung ihrer Rollenaufgaben
• Mitarbeit in/Leitung von Projekten und Stuerung projektbezogener Aufgaben im Kontext des IT-Lieferanten-, Vertrags- und Lizenzmanagements
• Unterstützung und Zuarbeit im Rahmen der Durchführung von IT-bezogenen Vergabeverfahren.

Analyse, Dokumentation, Optimierung und Automatisierung von Prozessen im IT-Lieferanten- und Vertragsmanagement

• Etablierung und Weiterentwicklung der dem IT-Lieferanten- und Vertragsmanagement zugrundeliegenden Prozessen und Sicherstellung der Festlegung von Pflichten und Verantwortlichkeiten
• Moderation (interdisziplinärer) Workshops und Modellierung von Ist- und Soll-Prozessen
• Identifikation und Beratung von Optimierungs- und Automatisierungsmaßnahmen
• Aufbau von Kennzahlensystemen für Reporting, Controlling und Qualitätsmanagement

Compliance im IT-Lieferantenmanagement

• Adaptierung und Sicherstellung der Einhaltung von internen, nationalen und europäischen regulatorischen Anforderungen an das IT-Lieferantenmanagement der kvw, z.B. aus dem Digital Operational Resiliance Act (DORA) oder der NIS-2-Richtlinie, gemeinsam mit dem IT-Risiko-Management
• (Weiter-)Entwicklung und Sicherstellung von Vorgaben für Dokumentations- und Berichtspflichten
• Übernahme und Koordination von Kontrolltätigkeiten im IT-Lieferantenmanagement, wie z. B. Durchführung, Dokumentation und Qualitätssicherung von Kontrollen im Rahmen der Prüfung des IKS der kvw nach IDW PS 951 n.F.
• Unterstützung bei Risikobewertungen in Ausschreibungen und laufenden Vertragsbeziehungen

• abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (Diplom/Bachelor) der Informatik, Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftswissenschaften, Verwaltungs- bzw. Organisationswirtschaften mit langjähriger Berufserfahrung in den genannten Aufgabenbereichen

oder

• ein anderes einschlägiges (Fach-)Hochschulstudium mit Bezügen zu den genannten Aufgabenfeldern und langjähriger einschlägiger Berufserfahrung

oder

• Sonstige Beschäftigte, die aufgrund langjähriger Berufstätigkeit gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen nachweisen können; hierunter fallen insbesondere Bewerber:innen mit einer Ausbildung (z. B. als Fachinformatiker:in oder Kaufleute für IT-System-Management oder Digitalisierungsmanagement) und mit langjähriger Berufserfahrung in den genannten Aufgabenbereichen und der Bereitschaft zur beruflichen Weiterentwicklung

sowie

• fundierte Kenntnisse in IT-Service-Prozessen und insb. im Supplier Management, vorzugsweise nach ITIL
• Kenntnisse im Bereich von Vertragsarten, Service-Level-Agreements (SLA), Leistungskennzahlen (KPI) und Eskalationsmechanismen
• Erfahrungen mit regulatorischen Anforderungen im IT-Lieferantenmanagement (z. B. DORA, NIS-2)
• grundlegendes Wissen zu Methoden und Standards in der Prozessmodellierung sowie erste Erfahrungen in der Modellierung mit BPMN 2.0
• Erfahrungen mit Lieferanten- oder Vertragsmanagementsystemen wünschenswert
• Erfahrungen bei der Mitarbeit in Projekten sowie im Projektmanagement, idealerweise auch in agilen Kontexten
• starkes analytisches und strukturiertes Denkvermögen
• Innovationsfreude und digitale Affinität
• Kooperations- und Konfliktlösungskompetenz
• Organisationstalent - auch unter regulatorischem Zeitdruck
• fortgeschrittene Deutschkenntnisse (mindestens C-Niveau)

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