Facility Management Co-ordinator (f/m/x)

Der Facility-Management-Koordinator (w/m/d) reported an die Rolle des Facility Senior Managers und ist für den reibungslosen Betrieb des IPC-Campus verantwortlich. Er/sie koordiniert sämtliche Facility-Dienstleistungen, sorgt für Sicherheit und Funktionsfähigkeit des IPC-Bürogebäudes und Geländes und leistet (bei Bedarf) administrative Hilfestellung sowie Unterstützung am Empfang.

• Bearbeitung interner Facility-Service-Desk-Tickets zur zeitnahen Lösung von Problemen, sowie Koordination und Meldung von Vorfällen im Zusammenhang mit den Räumlichkeiten an den Senior Facility Manager.
• Führung des Verzeichnisses für Büromöbel, Büromaterial und Küchenverbrauchsmaterial; Pflege der Büro- und Gartenmöbel zur Gewährleistung ihrer ordnungsgemäßen Funktion und ihres gepflegten Erscheinungsbilds.
• Koordination von Büroumzügen, Schreibtischumstellungen und Raumanpassungen; Sicherstellung durch regelmäßige Begehungen dass Konferenzräume und Gemeinschaftsbereiche sauber, aufgeräumt und einsatzbereit bleiben.
• Unterstützung bei der Organisation und Koordination interner Veranstaltungen sowie bei Bedarf als Vertretung am Empfang.
• Überwachung und Kontrolle externer Facility-Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Instandhaltung, Gartenpflege); Sicherstellung der Servicequalität, Dokumentation von Problemen sowie gegebenenfalls Eskalation oder Nachverfolgung von Beschwerden.
• Koordination und Überprüfung von geplanten Wartungs- und Reparaturarbeiten mit externen Dienstleistern und internen Teams.
• Überprüfung von Sicherheits- und Notfallausrüstung (z. B. Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kästen) und Führen aller zugehörigen Protokolle und Unterlagen; Unterstützung bei Risikobewertungen in Bezug auf Einrichtungen, Ausrüstung und Gebäudesicherheit.
• Mithilfe bei Sicherheitsschulungen, Brandschutzübungen und Notfallübungen.
• Durchführung täglicher Inspektionen des Fitnessraums und der Geräte, Meldung von Problemen oder Vorfällen sowie Koordination von Sicherheits- und Nutzungsunterweisungen für Mitarbeiter.
• Erfassung und Analyse von Leistungskennzahlen der Einrichtung (z. B. Reaktionszeiten, Kosten) sowie Ermittlung und Unterbreitung von Verbesserungsvorschlägen hinsichtlich Effizienz, Kosteneinsparungen und Servicequalität.

The Facility Management Co-ordinator (f/m/x) is accountable to the Facility Senior Manager and will be responsible for the smooth operation of the IPC campus by coordinating facility services, ensuring safety and functionality, and providing administrative and reception support (when required).

• Handle internal Facility Service Desk tickets and resolve issues in a timely manner and coordinate and report facility-related incidents to the Senior Facility Manager.
• Maintain inventory of office furniture, office supplies and kitchen consumables; maintain office and garden furniture, ensuring proper functionality and appearance.
• Coordinate office moves, desk changes, and space adjustments; ensure conference rooms and shared office areas remain clean, orderly and ready for use by conducting regular inspections.
• Assist with the setup and coordination of internal events and act as reception backup as needed.
• Oversee and inspect outsourced facility services (e.g., cleaning, maintenance, landscaping); ensure service quality, document issues, and escalate or follow up on complaints as necessary.
• Coordinate and follow up on planned maintenance and repairs with external service providers and internal teams.
• Inspect safety and emergency equipment (e.g., fire extinguishers, First Aid kits) and maintain all related logs and documentation; support risk assessments related to facilities, equipment, and building security.
• Assist with safety trainings, fire drills, and emergency preparedness exercises.
• Perform daily inspections of the fitness room and equipment, report issues or incidents, and coordinate safety and usage briefings for employees.
• Track and analyse facility service metrics (e.g., response times, costs) and identify and propose improvements for efficiency, cost savings, and service quality.

• Leidenschaft für die Vision, Mission und Werte des IPC.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Position im Dienstleistungsbereich, idealerweise in einem multikulturellen Unternehmen.
• Idealerweise abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einschlägige Erfahrung in den Bereichen Facility Management oder Immobilienverwaltung.
• Erfahrung in einem internationalen und multikulturellen Umfeld.
• Serviceorientierte Arbeitsweise.
• Fähigkeit, Richtlinien zu befolgen und Abläufe einzuhalten.
• Ausgezeichnete organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten und Termine einzuhalten.
• Arbeitssprache beim IPC ist Englisch, die Kommunikation mit unseren Dienstleistern ist auf Deutsch, daher ist eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch und Deutsch Voraussetzung.
• Sicherer Umgang mit grundlegenden Projektmanagement-Tools sowie Microsoft Office 365.

• Passion for the IPC’s vision, mission, and values.
• A minimum of 2 years of experience working in a service provider position, ideally in a multicultural organisation.
• Ideally completed commercial apprenticeship or relevant experience in the areas of facility management or real estate administration.
• Experience working in an international and multicultural context.
• Service-oriented work approach.
• Ability to follow guidelines and comply with procedures.
• Excellent organisational and administrative skills.
• Ability to work across multiple projects and maintain deadlines.
• Very good verbal and written skills in English and German.
• Proficiency in using basic project management tools such as Microsoft Office 365.