Die Folkwang Universität der Künste ist die zentrale künstlerische Ausbildungsstätte für Musik, Theater, Tanz, Gestaltung und Wissenschaft in Nordrhein-Westfalen (NRW) mit Campus und Veranstaltungsorten in Essen, Duisburg, Bochum und Dortmund.
Die Folkwang Universität der Künste besetzt zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer*eines
Mitarbeiter*in im Bereich Studierenden- und Prüfungsangelegenheiten (EG 9a TV-L)
im Dezernat Studium & Internationales befristet bis 31.12.2027 mit 100 % in Voll- und Teilzeit.
Das Dezernat Studium und Internationales bietet Service-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für Studieninteressierte, Studierende, Lehrende und die Fachbereiche zu allen Fragen rund um das Thema Studium und Lehre. Das Dezernat befindet sich in einem Einführungsprojekt für das Campusmanagement System HISinOne. Die Module für Studienbewerbungen und Zulassungen (APP) sowie das Studierendenmanagement (STU) sind bereits im Einsatz, die Einführung von EXA für das Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement ist in Vorbereitung.
Ihr Aufgabengebiet
Ihr Aufgabengebiet umfasst die selbstständige Führung der Amtsgeschäfte im Bereich Studierenden- und Prüfungsangelegenheiten für die Studiengänge im Bereich Tanz, Gesang, Populäre Musik und Professional Media Creation sowie die Mitarbeit im Projektteam „HISinOne“.
- Sie betreuen und begleiten administrativ sämtliche Prozesse rund um die Studierenden- und Prüfungsverwaltung.
- Sie erfassen, betreuen und prüfen Bewerbungs- und Zulassungsverfahren.
- Sie bearbeiten verschiedene Anliegen der Studierenden - von Immatrikulationen, Rückmeldungen und Exmatrikulationen bis zu Anträgen auf Beurlaubung oder Gasthörendenschaft.
- Sie sind unsere Schnittstelle zu den Studierenden und Bewerber*innen und beraten diese zu administrativen Anliegen in deutscher und englischer Sprache - persönlich, telefonisch und in digitaler Form.
- Sie koordinieren Leistungsverbuchungen, führen und überprüfen diese.
- Sie erstellen Bescheide, Abschlussdokumente und Bescheinigungen.
- Sie begleiten Anerkennungsverfahren.
- Sie führen die Studierenden- und Prüfungsakten.
- Sie unterstützen bei der laufenden Umstellung bzw. Einführung des Campusmanagement Systems (z.B. Durchführung und Dokumentation von Tests in der neuen Software, Anpassung von Informationen und Bescheiden, Pflege des Vorlesungsverzeichnisses, Projekt- und Prozessdokumentation).
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen oder kaufmännischen Beruf
- Berufserfahrung im Hochschul- oder Verwaltungskontext
- Gute Kenntnisse im Umgang mit Standard-Anwendungen von MS-Office
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache
- Hohes Maß an Kooperations- und Teamfähigkeit
- Selbstständige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Interesse an der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und die Fähigkeit, sich in Software-Programme schnell einzuarbeiten
Wünschenswert sind darüber hinaus
- Kenntnisse universitärer Strukturen und Prozesse sowie über die Besonderheiten einer Kunst- und Musikhochschule
- Anwendungserfahrung mit der Software HISinOne und HIS GX
- HTML-Grundkenntnisse
Unser Angebot
- Abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- Eingebundenheit in ein vielfältiges, engagiertes und kollegiales Team inmitten eines künstlerischen Umfeldes
- Transparente und tarifgebundene Bezahlung
- Kostenfreie Teilnahme an den bis zu 400 künstlerischen Folkwang Veranstaltungen pro Jahr
- Förderung bei der Teilnahme an Weiterbildungsangeboten, Fachtagungen und Netzwerktreffen
- Etablierte Rahmenbedingungen für Mobile Arbeit und flexible Arbeitszeitgestaltung
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Arbeit und Leben
Einstellung
Die Vergütung erfolgt - je nach vorliegenden Voraussetzungen - bis Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Beschäftigung erfolgt befristet bis 31.12.2027 in Voll- und Teilzeit mit 100 % der durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit.
Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren
Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir möchten, dass sich gesellschaftliche Vielfalt an der Hochschule widerspiegelt und setzen uns für mehr Chancengerechtigkeit ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Beeinträchtigung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und persönlicher Identität.
Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs- und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt.
Menschen mit Behinderung bzw. diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.
Hinweis zum gendersensiblen Formulieren
Die Folkwang Universität der Künste nutzt den Gender-Stern und genderneutrale Formulierungen, um verschiedene Identitäten sprachlich einzuschließen.
Hinweis zum Datenschutz
Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten vorübergehend gespeichert und zur Abwicklung des Bewerbungs- und ggf. eines Einstellungsverfahrens genutzt werden. Wir behandeln diese Daten mit größter Sorgfalt nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.
BewerbungBitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (ohne Bewerbungsfoto) bis zum 07.04.2026 an den Kanzler der Folkwang Universität der Künste und nutzen Sie hierzu ausschließlich (Bewerbungsunterlagen per E-Mail oder Post können leider nicht berücksichtigt werden) dieses Online-Bewerbungsportal. Das Vorstellungsverfahren findet voraussichtlich in der KW 18/19 2026 statt.
Kontakt
Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Sandra Gadinger, E-Mail: sandra.gadinger(at)folkwang-uni.de
Bei allgemeinen personalrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die Abteilung Personal, E-Mail: personal(at)folkwang-uni.de
Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter wenden Sie sich bitte an die zentrale Gleichstellungsbeauftragte Nina Kaiser, E-Mail: gleichstellungsbeauftragte(at)folkwang-uni.de
