Sachbearbeiter/in (m/w/d) für Organisation und Prozessmanagement

• Sie begleiten projektbezogen die (Neu-) Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
• Sie sind zuständig für die Entwicklung eines neuen Aktenplanes, der zeitnah in Kooperation mit der KGSt in Workshops mit den Abteilungen erarbeitet wird
• Sie entwickeln eine allgemeine Schriftgutordnung als Vorbereitung für die elektronische Aktenführung und schreiben diese fort. Hierzu gehört auch die Vorbereitung einer einheitlichen Scanstrategie und die ordnungsgemäße Ablage und Archivierung gemäß internen und gesetzlichen Vorgaben
• Notwendige Veränderungs- und Umstrukturierungsprozesse mit dem Schwerpunkt Organisation begleiten Sie nicht nur, sondern können diese in Zusammenarbeit mit anderen Prozessbeteiligten selbst gestalten
• Sie optimieren die aktuelle Aufbau- und Ablauforganisation der Stadt Werne, indem Sie beispielhaft Organisationsverfügungen, interne Regelungen, Aufgaben- und Geschäftsverteilungspläne, Datenschutzbestimmungen u.a. sichten und überarbeiten. Sie unterstützen bei der Analyse, Bewertung und Optimierung von Prozessen rund um den Dokumentenworkflow und der alltäglichen Arbeit (bspw. On- und Offboardingprozesse, sowie Prozesse zum Wissensmanagement in der Verwaltung)

Bei all diesen Tätigkeiten zur organisatorischen Begleitung der Digitalisierung bei der Stadt Werne werden Sie verwaltungsseitig personell unterstützt.

• Sie verfügen über einen erfolgreichen Abschluss des Verwaltungslehrgangs II oder besitzen die Befähigung für die Laufbahngruppe II, 1. Einstiegsamt (ehemals gehobener Dienst) oder
• Sie haben einen Abschluss eines Hochschulstudiums (FH-Diplom/Bachelor) in den Studienbereichen Public Management, Verwaltungswissenschaften, Sozial- oder Wirtschaftswissenschaften, Digital Management, E-Government, Archivwissenschaften (vergleichbare archivwissenschaftliche Qualifikation) oder verfügen über eine vergleichbare Ausbildung
• Wünschenswert wären Kenntnisse in der Aufbauorganisation und Erfahrungen mit Organisationsaufgaben sowie Kenntnisse im Prozessmanagement und der Prozessaufnahme (beispielsweise mit Picture) vorzugsweise in einer Kommunalverwaltung
  Vorteilhaft wäre ein grundlegendes Verständnis für Informationstechnik sowie Kenntnisse in den Bereichen Digitalisierung, Change-Management und E-Government
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS-Office setzen wir voraus
• Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und selbstständig; freuen sich aber auch auf die Arbeiten mit den Kolleginnen und Kollegen anderer Abteilungen
• Einsatzfreude und Sorgfalt zeichnen Sie in Ihrer täglichen Arbeit ebenso aus, wie Ihr Verantwortungsbewusstsein, Ihre Zuverlässigkeit und Ihr Organisationsgeschick
• Sie besitzen ein sicheres und freundliches Auftreten und zeichnen sich durch Ihr diplomatisches Geschick und Durchsetzungsvermögen in konfliktträchtigen Situationen aus

• eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem interessanten Tätigkeitsfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Erfahrene Kollegen/innen garantieren die Möglichkeit einer sachgerechten Einarbeitung und Orientierung
• Mit unserer betrieblichen Altersvorsorge garantieren wir Ihnen die Chance auf eine lebenslange Betriebsrente
• Flexible Arbeitszeiten, um Arbeit und Privates miteinander zu vereinbaren sowie die Option zum teilweise mobilen Arbeiten sind vorhanden
• Kontinuierliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie betriebliches Gesundheitsmanagement (JobRad) zeichnen uns aus
• Kurzum: Sie profitieren von einem unbefristeten und zukunftssicheren Arbeitsplatz mit attraktiven Rahmenbedingungen