Biologe - Fachkongresse (m/w/d)

Worum es geht

Ein Kongressjahr hat vier harte Termine. Du hältst sie alle.

Wissenschaftliche Kongresse folgen einem festen Zyklus. Jede Phase hat ihre eigene Mechanik - und ihre eigene Deadline, die sich nicht verschieben lässt. Genau hier liegt deine Rolle.


1 Call for Abstracts
Einreichungsformulare, Themenstruktur und Fristen konfigurieren - bevor die erste Einreichung kommt.

2 Review
Begutachtungs-Workflows aufsetzen, Gutachtende betreuen, Bewertungen sauber durch den Prozess bringen.

3 Programmfreigabe
Aus angenommenen Beiträgen wird ein Programm. Abhängigkeiten und Risiken behältst du im Blick.

4 Kongress & ePoster
Go-live von App und ePoster-Portal, Betreuung vor Ort - mehrere tausend Teilnehmende nutzen, was du gebaut hast.


Deine Aufgaben

Was du bei uns machst

• Du verantwortest Einführung und laufende Betreuung unserer Systeme für wissenschaftliche Kongresse - von der Konfiguration der Einreichungs- und Review-Workflows bis zum Go-live von App und ePoster-Portal.
• Du übersetzt Kundenwünsche in klare, nachvollziehbare Anforderungen für die Entwicklung und setzt gemeinsam mit dem Dev-Team Prioritäten.
• Du erkennst wiederkehrende Anfragen und machst daraus Input für die Produkt-Roadmap - statt Workarounds im Einzelfall.
• Du bist erste Ansprechperson für Fachgesellschaften und Veranstalter: Kick-off, Abstimmung, Schulung, Statusberichte.
• Du planst Timelines rund um harte Deadlines - Call for Abstracts, Review-Phase, Programmfreigabe, Kongresstermine - und hast Abhängigkeiten und Risiken im Griff.
• Du betreust Kongresse vor Ort - mehrmals im Jahr, auch international.

Dein Profil

Was du mitbringen solltest

Das brauchst du
Voraussetzung

• Deutsch, Englisch und Französisch fließend in Wort und Schrift.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im IT-Projektmanagement, Eventmanagement, wissenschaftlichen Programmmanagement oder einem verwandten Feld.
• Ausgeprägte Organisationsstärke und ein verlässliches Gespür für Termine.
• Sorgfalt im Detail und ein hoher Qualitätsanspruch.
• Sicherer Umgang mit webbasierten Plattformen und Datenbanken.

Schön, wenn du das mitbringst
Von Vorteil

• Studium im naturwissenschaftlichen oder IT-Bereich.
• Erfahrung mit wissenschaftlichen Programmen, Abstract-Einreichungen oder Kongressen.
• Zwei Jahre Erfahrung in der MICE-Branche.
• Praxis mit Projektmanagement-Tools wie Jira oder Asana.
• Grundkenntnisse in SQL und HTML - oder die Lust, sie dir anzueignen.

Was dir den Alltag leichter macht

• Mehrere Projekte parallel
• Analytisches Problemlösen
• Klare Kundenkommunikation
• Proaktiv & anpassungsfähig
• MS Office (fortgeschritten)
• Ruhe bei hohem Tempo

Klartext

• Kongresstermine liegen manchmal am Wochenende. Ein paar Mal im Jahr heißt das Wochenendarbeit - das sagen wir lieber jetzt als im dritten Gespräch.
• Deadlines im Kongressgeschäft verschieben sich nicht. Wenn der Call for Abstracts schließt, schließt er.
• Wie viele Kongresse du im Jahr vor Ort begleitest, richtet sich nach dem Kalender - mal sind es wenige, mal mehr. Planbar bleibt es, weil die Termine lange feststehen.

Was wir bieten

Warum die Rolle sich lohnt

1.000+
Sichtbare Wirkung
Was du ausrollst, nutzen mehrere tausend Teilnehmende pro Veranstaltung - nicht irgendwann, sondern am Kongresstag.

Nische
Echte Tiefe
Ein Markt mit wenigen Spezialistinnen und Spezialisten. Du wirst Expert:in für etwas, das kaum jemand kann.

Kurz
Entscheidungswege
Direkter Draht zu Produkt und Entwicklung. Deine Beobachtungen landen in der Roadmap, nicht in einem Ticket-Friedhof.

Vor Ort
International unterwegs
Kongressbetreuung an wechselnden Orten, im In- und Ausland - die Gelegenheit, die Menschen kennenzulernen, für die du das ganze Jahr arbeitest.