Kaufmann als Sachbearbeiter - Akademieverwaltung und Veranstaltungsorganisation (w/m/d)

• die Organisation von Bildungsveranstaltungen an internen und externen Standorten dazu zählen u.a. die Einladung von Referierenden, der Empfang und die Registrierung von Teilnehmenden; Bestellung und laufende Kontrolle des Caterings, Technik-, Raum- und Ressourcenabstimmung sowie deren Bereitstellung, die Abfrage und Bereitstellung von Lernunterlagen, die Abrechnung von Unterrichtsvergütungen, Reisekosten und Leistungen der Akademie für Gefahrenabwehr, das Führen von (Check-)Listen und die Dokumentation;
• bei Online-Seminaren: die Aufbereitung von Präsentationen und die Vorbereitung der Webinar-Software durch den Upload von Dateien, die softwareseitige Einladung von Referierenden und vereinzelt Teilnehmenden, die Durchführung von Technikchecks mit den Referierenden und Erläuterung der Webinar-Software, sowie ggf. die Co-Moderation im administrativen Hintergrund;
• die Überwachung des Auslastungsstandes von Bildungsveranstaltungen und Vorbereitung entsprechender Werbemaßnahmen,
• administrative und organisatorische Tätigkeiten für die Akademie für Gefahrenabwehr wie beispielsweise Telefondienst, Terminkoordination und -verwaltung, Ressourcenbuchung, Informationsrecherchen, Erstellung von Präsentationen und Aufbereitung von Informationen, Empfang von Gästen, Protokollführung, Geschäftskorrespondenz, Dokumentation und Führen der eAkte, Administration des Akademieauftritts im Intranet, Organisation von Geschäftsbedarf.

Organisatorische Änderungen sowie Veränderungen im Aufgabenzuschnitt bleiben vorbehalten.

Zudem sind Sie bereit,

• sich fortzubilden und mit den gesellschaftlichen und technischen Entwicklungen Schritt zu halten,
• sich unter Anleitung in die Anwendung spezifischer Softwareanwendungen (Bildungs- und Lehrsoftware z.B. Ecadia und Edudip), Internetauftritt (z.B. Bildungskatalog, Wikipedia) und soziale Medien (z.B. Facebook, Instagram, Stage) einzuarbeiten,
• zu Dienstreisen, Abordnungen sowie zu mehrtägigen externen Schulungen,
• zu Diensten in den Abendstunden und am Wochenende.

Sie besitzen

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation,
• eine sehr hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägte Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Sozialkompetenz,
• freundliches und sicheres Auftreten,
• eine strukturierte, genaue und nachvollziehbare Arbeitsweise,
• Kommunikations- und Organisationstalent,
• gute Fachkenntnisse im Verwaltungsaufbau, im Verwaltungshandeln und in den Zuständigkeiten,
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift,
• die Fähigkeit Schriftsätze und Präsentationen form- und textsicher sowie ansprechend zu erstellen,
• einen sicheren und eigenverantwortlichen Umgang mit analogen und elektronischen Medien (gängige Bürokommunikations- und Verwaltungssoftware z.B. MS-Office und eAkte, sowie Internetanwendungen (z. B. Clouds, Webex)),
• einfache Grundkenntnisse in Urheber-, Medien- und Datenschutzbelangen,
• eine Fahrerlaubnis mindestens der Klasse B.

• Eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit,
• eine sorgfältige Einarbeitung,
• die Arbeit an einer modernen Dienststelle mit wertschätzendem Miteinander,
• flexible Arbeitszeitgestaltung, planbare Arbeitszeiten und Homeoffice in Abhängigkeit vom Seminarbetrieb,
• die Möglichkeit zur persönlichen Fort- und Weiterbildung,
• bei Vorliegen aller tariflichen und persönlichen Voraussetzungen eine Vergütung bis Entgeltgruppe 8 TV-L,
• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis bei einem sicheren Arbeitgeber,
• bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung,
• eine betriebliche Altersvorsorge,
• Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens durch ein betriebliches Gesundheitsmanagement sowie
• die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und dem JobBike BW.