Verwaltungsfachangestellter - Facility Management (m/w/d)

Sie übernehmen eine tragende Rolle bei der Einführung der Fachanwendung CAFM-Bund eTask (Computer Aided Facility Management) und arbeiten sich in Anwendungen wie Allfa, Allplan und CAD-Nachfolgeanwendung für Allplan sowie mobile Apps zur Unterstützung der Systeme ein. Für diese Anwendungen übernehmen Sie verantwortlich und eigenständig Aufgaben als Fachverantwortliche/Fachverantwortlicher mit folgenden Schwerpunkten:

• Begleitung des Einführungsprojekts für das Liegenschaftsmanagement im AA in Kooperation mit verschiedenen Fachreferaten, externen Dienstleistern, Gremien sowie Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragten
• Planung und Begleitung von Rollouts neuer Versionen inklusive Vorbereitung von Test- und Abnahmeszenarien
• Erstellung und Pflege der Dokumentation
  (Nutzeranleitungen, Schulungsunterlagen, Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzepte)
• Organisation und Durchführung des First-Level-Supports
  (Beratung, Anleitung und Schulung der Nutzenden, Schulungskonzepte;
  Bearbeitung und Priorisierung komplexerer Störmeldungen sowie deren Nachverfolgung mit Auslands-IT und Herstellern;
  Schnittstellenfunktion zwischen Nutzenden, Second-Level-Support und externen Dienstleistern)
• Erfassung und Pflege von Daten: Raumbuch für die Liegenschaften des AA in Berlin, Inventarisierung und Vermögensbuchhaltung vorwiegend in CAFM-Bund

• Hohe Flexibilität im Rahmen eines sich ständig verändernden Umfeldes zeichnet Sie aus.
• Engagiertes und selbständiges Arbeiten macht Ihnen Spaß und Sie übernehmen gerne Verantwortung.
• Sie haben Grundkenntnisse der englischen Sprache (Niveau B1 gemäß europäischem Referenzrahmen )
• Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich.
• Sie kommunizieren klar und empathisch - nach innen wie außen.
• Für komplexe Fragen finden Sie im Team passende Lösungen.
• Sie behalten Ziele im Blick und vertreten Ihre Position.

Ihr Profil (Mindestvoraussetzungen)

• Berufsabschluss:
  abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter oder Immobilienkauffrau/Immobilienkaufmann oder Bürokauffrau/Bürokaufmann oder Industriekauffrau/Industriekaufmann oder IT-Systemkauffrau/IT-Systemkaufmann oder Kauffrau/Kaufmann für IT-Systemmanagement oder Digitalisierungsmanagement oder Fachinformatikerin/Fachinformatiker oder staatlich geprüfte/r Techniker/in Fachrichtung Informationstechnik
• Berufserfahrung:
  zwei Jahre Berufserfahrung im Ausbildungsberuf nach Abschluss der Ausbildung
  und
  Personen ohne IT-Ausbildung müssen darüber hinaus mindestens einjährige Berufserfahrung im IT-nahen Bereich (z. B. Fachadministration, Betreuung von IT-Fachverfahren, Mitarbeit in Digitalisierungsprojekten, First- und Second-Level-Support, Datenmanagement) haben.
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (entsprechend Niveau C1 des europäischen Referenzrahmens )

Wir freuen uns ergänzend über

• SAP-Kenntnisse
• IT-Zusatzqualifikationen
• Vorerfahrung im öffentlichen Dienst
• Berufserfahrung in der Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung
• Kenntnisse im Haushalts- und Vergaberecht
• Kenntnisse in CAFM-Bund (eTask)

Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Migrationshintergrund, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder persönlicher Identität. Im Interesse der beruflichen Gleichstellung sind Bewerbungen von Frauen in Bereichen mit Unterrepräsentanz wie diesem besonders erwünscht und werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Personen ermutigen wir ausdrücklich zur Bewerbung; sie werden nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

• Gleitzeit, Möglichkeit zu in der Regel 40 % Homeoffice, Teilzeitmöglichkeit
• abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
• Onboarding, umfangreiches Fortbildungsangebot (Fremdsprachen, IT, Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung
• eine bis zum 31.07.2029 befristete Stelle im Herzen Berlins mit Zulage für oberste Bundesbehörden
• übliche tarifvertragliche Leistungen wie Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente und vermögenswirksame Leistungen
• Das Auswärtige Amt trägt seit 2015 das Hertie-Siegel für Familienfreundlichkeit und hat die Charta der Vielfalt unterzeichnet.
• Wir leben Vielfalt, auch mit Beschäftigteninitiativen wie „frauen(at)diplo.de“, „Rainbow“, „Diplomats of Color“, „NetzwerkOst“ und „Inklusiv“.
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket oder anderen Jobtickets
• vergünstigte Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bei Mitgliedschaft im Sozialwerk des Auswärtigen Amts e. V. (Solidargemeinschaft)
• Kooperation mit Wellhub, dem Netzwerk für Fitness-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen
• Wir übernehmen die Kosten für Ihren Umzug innerhalb Deutschlands nach Berlin und beraten bei der Wohnungssuche.