Arbeitszeitbetrug

Die Zeiterfassung ist längst keine rein administrative Aufgabe mehr. Für dein HR-Team ist sie zu einer strategischen Herausforderung geworden. Der Grund sind die Kosten. Laut der TimO-Studie 2024 wird Arbeitszeitbetrug in Deutschland als reale Gefahr wahrgenommen. Mehr als 70 Prozent der befragten Unternehmen befürchten wirtschaftlichen Schaden, fast ein Drittel schätzt die Verluste auf über 10 Prozent des potenziellen Umsatzes. Die Gefahr spitzt sich zu, weil laut Studie vor allem die Generation Z dazu neigt, private Tätigkeiten während der Arbeitszeit zu erledigen.

Die Studie ist repräsentativ. Befragt wurden über 1.000 Angestellte und 370 Führungskräfte. Das Ergebnis ist eindeutig. Arbeitszeitbetrug ist kein Randphänomen. Tragweite und neue Muster machen professionelles HR-Handeln notwendig. Lies weiter, um praktische Schritte kennenzulernen, mit denen du angemessen reagierst und die langfristige Stabilität deines Unternehmens sicherst.

1. Arbeitszeitbetrug: Formen, Motive und Kontext

Um Betrug zu managen, musst du verstehen, was er ist und warum er passiert. Oft wird er als vorsätzliche oder gar betrügerische Handlung wahrgenommen. In der Praxis zeigt er sich jedoch häufig in subtilen, alltäglichen Abweichungen. Diese werden mit der Zeit normalisiert. Deshalb ist es wichtig, die Absicht zu bewerten, bevor du Maßnahmen ergreifst.

Die häufigsten Formen

Zu den häufigsten Formen, die die TimO-Studie erfasst, zählen:

• Private Tätigkeiten während der Arbeitszeit: Mehr als sieben von zehn Angestellten geben zu, private Dinge wie Nachrichten, Einkäufe oder Erledigungen während der Arbeitszeit zu erledigen.
• Verlängerte Pausen: Die Ausdehnung von Pausenzeiten über das Reguläre hinaus ist ebenfalls weit verbreitet. 38 Prozent der Angestellten haben beobachtet, dass ihre Kollegen die Pausen verlängern.
• Unkorrekte Erfassung: Falsche Eingaben bei der Zeiterfassung sind verbreitet. Rund 17 Prozent berichten von falschen Start- oder Endzeiten im Umfeld.
• Technische Manipulation: Seltener, aber vorhanden. Etwa 9 Prozent haben gefälschte Überstundenmeldungen beobachtet.

Was wirklich zählt: das Motiv

Bevor du sanktionierst, braucht es eine Diagnose. Betrug ist nicht immer böswillig, sondern kann ein Symptom für strukturelle Probleme sein.

• Kompensationsmotiv: 32 Prozent nennen den Ausgleich für unbezahlte Überstunden als Hauptgrund. Es geht um den Versuch, eine empfundene Ungerechtigkeit auszugleichen.
• Frustration über Arbeitsbedingungen: 16 Prozent der Angestellten geben an, dass Frustration ein Auslöser für Arbeitszeitbetrug ist.
• Fehlende Anerkennung:  Mangelnde Wertschätzung durch Führung kann die Motivation deutlich drücken.

Diese Ergebnisse stimmen mit den Schlussfolgerungen aus Forschungen in Personnel Psychology und dem Journal of Applied Psychology überein. Beide Studien bestätigen, dass das Phänomen komplex ist, da es ein mehrdimensionales Verhalten darstellt, beeinflusst durch instrumentelle (z. B. Gehaltszufriedenheit) und expressive (z. B. Langeweile oder fehlende Herausforderung) Faktoren. Die Forschungen zeigen zudem, dass nicht alle Fälle auf böse Absichten zurückzuführen sind; einige suchen sogar eine Steigerung der Effizienz oder möchten Energie für eine bessere Leistung zurückgewinnen.

Die praktische Konsequenz ist klar. Wenn die Ursache strukturell ist, verschärft eine reine Sanktion das Problem. Die Reaktion muss zum Auslöser passen, nicht nur zum Verstoß.

Der Kontext der Aufgabe

Vor einer administrativen Maßnahme zählt auch das Arbeitsgebiet. Die TimO-Daten deuten darauf hin, dass die Natur der Aufgaben die Erfassung beeinflusst. In kreativen Bereichen wird häufiger unregelmäßig erfasst oder Privates erledigt als in Verwaltung oder Pflege. Das ist keine Entschuldigung. Ein Verstoß bleibt ein Verstoß. Es hilft jedoch, den Kontext der Arbeit zu verstehen und fair zu ermitteln.

2. Die Folgen für dein Unternehmen

Die Kosten des Arbeitszeitbetrugs gehen über verlorene Stunden hinaus. Der eigentliche Schaden liegt im Vertrauensverlust und im Risiko der Straflosigkeit. Beides untergräbt die Moral.

Die Wahrnehmungslücke

Es gibt eine Lücke in der Wahrnehmung der Folgen. Ein Drittel der Arbeitgeber sieht starke oder sehr starke Auswirkungen auf die Teamproduktivität. Gleichzeitig glauben 37 Prozent der Beschäftigten, der Betrug Einzelner schade der Teamleistung nicht. Diese Differenz ist gefährlich, weil sie falsche Sicherheit erzeugt.

Ansteckungseffekt und Kultur

Zwei Drittel der Angestellten haben Unregelmäßigkeiten bei Kollegen bemerkt. 27 Prozent halten das für unproblematisch. Diese Toleranz normalisiert Fehlverhalten. Wer sich an Regeln hält, empfindet Untätigkeit als Verrat an der Kultur. Daraus kann ein Ansteckungseffekt entstehen. Deine Intervention schützt das Betriebsklima und stärkt das Vertrauen.

3. Leitfaden für Best Practices: Schritt für Schritt

Wenn eine Unregelmäßigkeit auffällt, sollte deine Reaktion besonnen, professionell und dialogorientiert sein. Der Dialog steht vor der Sanktion.

Schritt 1: Fundierte Untersuchung und Vorbereitung

Laut der TimO-Studie 2024 wählen die meisten Arbeitgeber als erste Reaktion das Mitarbeitergespräch, um Unregelmäßigkeiten zu klären. Das ist auch der richtige Einstieg, denn ein Gespräch schafft Vertrauen und verhindert vorschnelle Urteile. Sichere vorab alle relevanten Informationen, am besten anhand der Protokolle des Zeiterfassungssystems oder anderer nachvollziehbarer Daten. So entsteht eine objektive Grundlage.

Ziel ist es, den Sachverhalt sauber zu verstehen, bevor du urteilst. Berücksichtige dabei auch die rechtlichen Vorgaben des EuGH und des BAG zur Arbeitszeiterfassung, um transparent und korrekt zu handeln. Erst wenn die Fakten klar sind, lohnt sich der nächste Schritt, nämlich das persönliche Gespräch.

Schritt 2: Das Mitarbeitergespräch – Klarheit durch Dialog

Das Gespräch ist der Moment, in dem HR Haltung zeigt. Es geht nicht um Kontrolle, sondern um Verständnis und Verantwortung. Führe es in ruhiger Atmosphäre, ohne Vorwürfe, und stelle offene Fragen wie: „Wie kam es zu dieser Situation?“ oder „Gab es Umstände, die zu dieser Entscheidung geführt haben?“

Höre aktiv zu und beschreibe Beobachtungen, statt zu urteilen. So zeigst du Respekt und ermöglichst ehrliche Antworten. Das fördert Fairness im Sinne der organisational justice. Wenn Mitarbeitende Maßnahmen als gerecht erleben, sinkt das Risiko für Wiederholungen deutlich. Klärst du die Ursache im Dialog, legst du den Grundstein für eine tragfähige Lösung und eine stärkere Vertrauenskultur.

Schritt 3: Proportionale Konsequenzen und kulturelle Stärkung

Bewerte Kontext, Absicht und mögliche Wirkung auf das Team. Die Konsequenz muss zum Motiv und zum Schaden passen.

• Gestufte Maßnahmen. Ein nicht erfasster kurzer Pausenfehler ist etwas anderes als vorsätzliche Manipulation. In leichten Fällen reichen Hinweis oder Reminder. Bei wiederholtem oder absichtlichem Verhalten kann eine Abmahnung angemessen sein. Sie ist nach dem Gespräch die zweithäufigste Maßnahme.
• Drastische Maßnahmen. Wenn Vertrauen schwer beschädigt ist, kann eine ordentliche Kündigung oder in Ausnahmefällen eine fristlose Kündigung notwendig sein. Nur etwa 14 Prozent der Unternehmen sehen die Kündigung als erste Option. Eine Verdachtskündigung ist im begründeten Einzelfall möglich, bedarf aber größter Sorgfalt und rechtlicher Beratung.
• Strukturelle Antwort. Liegt die Ursache im System, etwa in fehlender Anerkennung, unklaren Regeln oder fehlerhaften Prozessen, dann prüfe die Rahmenbedingungen. Hier geht es weniger um Strafe, sondern um Verbesserung und Vertrauensaufbau. Eine kurze, sachliche Dokumentation des Gesprächs und der getroffenen Schritte hilft, Nachvollziehbarkeit und Fairness zu sichern, sowohl für HR als auch für die Mitarbeitenden.

4. Effektive Prävention: Strukturierte Vertrauenskultur

Prävention gelingt nicht durch immer mehr Kontrolle. Sie gelingt durch ein System strukturierten Vertrauens. Regeln müssen klar sein, aber auch flexibel und menschlich.

• Analyse der Arbeitsbelastung: Führe regelmäßige Check-ins, um die Last zu prüfen und Überlastung früh zu erkennen. Der häufigste Grund für Betrug ist der Ausgleich nicht vergüteter Überstunden. Prävention beginnt bei fairer Verteilung
• Schulung und Konsistenz im Führungsverhalten: Organisiere Teamgespräche und schule Führungskräfte in Empathie und Konsequenz. Sie müssen die tatsächliche Natur der Aufgaben und das Umfeld kennen. So vermeidet man unterschiedliche Wahrnehmungen und Missverständnisse zwischen Teams.
• Digitale Systeme und Transparenz: Implementiere einfache, transparente Zeiterfassung. Digitalisierung ist notwendig. Ein klares System schafft Gerechtigkeit und reduziert Fehlanreize.
• Menschliche Flexibilität: Biete echte Flexibilität, damit Beschäftigte private oder familiäre Anliegen wahrnehmen können, ohne später an ihren Zeiten zu drehen. Das senkt die Versuchung ungenauer Erfassung.

Diese Maßnahmen senken nicht nur Arbeitszeitbetrug. Sie stärken auch das Vertrauen. Eine stabile Vertrauenskultur ist langfristig das wirksamste Mittel der Prävention.

Kurz gesagt

• Arbeitszeitbetrug zeigt, wie ein Unternehmen mit Vertrauen, Kontrolle und Belastung umgeht.
• HR sollte zuerst die Motivation klären. Dazu gehören Kompensation, Frustration oder strukturelle Ursachen. Erst danach folgen Maßnahmen.
• Die Reaktion erfolgt schrittweise. Das Mitarbeitergespräch steht an erster Stelle, bevor über strenge Schritte wie eine Kündigung nachgedacht wird.
• Vertrauen und menschliche Flexibilität wirken oft stärker als reine Kontrolle.
• Transparenz und Verhältnismäßigkeit schützen das Arbeitsklima und stärken die Stabilität des Unternehmens.