Workation: Ein Leitfaden für Personaler

Eine Workation, zusammengesetzt aus den Wörtern „work“ (Arbeit) und „vacation“ (Urlaub), verbindet Arbeit und Urlaub, indem Mitarbeitende an einem inspirierenden Ort arbeiten und so Kreativität und Produktivität steigern. Der Artikel beleuchtet Chancen, Risiken, rechtliche Aspekte und gibt praktische Tipps zur Planung einer Workation, einschließlich einer Checkliste für HR-Manager.

Was ist eine Workation? (Definition)

Der Begriff „Workation“ setzt sich aus den englischen Wörtern „work“ (Arbeit) und „vacation“ (Urlaub) zusammen. Eine Workation beschreibt also eine Kombination aus Arbeit und Urlaub, bei der Mitarbeitende an einem anderen Ort als ihrem gewohnten Arbeitsplatz arbeiten – oft in einer inspirierenden Umgebung wie am Strand, in den Bergen oder in einer neuen Stadt. Ziel ist es, Arbeit und Erholung miteinander zu verbinden und neue Impulse für Kreativität und Produktivität zu schaffen.

Die Bedeutung von Workation für Unternehmen und HR

In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt wird die Workation als innovatives Konzept immer wichtiger. Studien zeigen, dass 74 % der Mitarbeitenden sich flexible Arbeitsmodelle wünschen, die ihnen einen Ortswechsel ermöglichen (Quelle: Statista, 2023). Besonders die Generationen Y und Z legen großen Wert auf Flexibilität und Work-Life-Balance. Ein Beispiel dafür ist die IT-Branche, in der Unternehmen wie Spotify „Work From Anywhere“-Programme eingeführt haben, um ihre Talente zu binden und die Produktivität zu steigern.

Allerdings muss die Aussage, dass Workation immer wichtiger wird, auch relativiert werden. Nicht jede Branche oder Position eignet sich für solch ein Modell. Branchen mit hoher Kundeninteraktion oder spezifischen Standortanforderungen können nur eingeschränkt von Workation-Konzepten profitieren.

Trotzdem zeigt der Trend, dass Unternehmen, die Workations anbieten, ihre Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt steigern können. Dies wird besonders in der Tech-Industrie und bei Startups sichtbar, wo kreative Lösungen und hohe Flexibilität oft Teil der Unternehmenskultur sind. Ein weiteres Beispiel ist Airbnb, das seit 2022 ein Modell für ortsunabhängiges Arbeiten eingeführt hat, das von den Mitarbeitenden begeistert aufgenommen wurde.

Workation-Angebote: Möglichkeiten und Beispiele

Viele Unternehmen setzen auf strukturierte Workation-Programme, um Mitarbeitenden eine inspirierende Arbeitsumgebung zu bieten. Diese Programme beinhalten oft Partnerschaften mit Coworking-Spaces oder Resorts. Ein Best-Practice-Beispiel ist Microsoft, das seinen Mitarbeitenden seit 2020 über ein globales Netzwerk von Partnerbüros Zugang zu flexiblen Arbeitsplätzen ermöglicht. Diese Programme fördern sowohl die Produktivität als auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.

Für Mitarbeitende, die individuelle Workation-Optionen bevorzugen, bieten viele Unternehmen flexible Richtlinien. Diese ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihren Arbeitsort selbst zu wählen, während technische Ressourcen wie VPNs und Laptops bereitgestellt werden. Ein gelungenes Beispiel ist das Unternehmen Basecamp, das seinen Mitarbeitenden seit 2019 vollständig ortsunabhängiges Arbeiten erlaubt und gleichzeitig klare Richtlinien für Workations entwickelt hat.

Ein weiteres beliebtes Konzept sind Workation-Gruppenreisen. Hierbei organisieren Unternehmen gemeinsame Reisen, bei denen Teams an einem Ort zusammenarbeiten und gleichzeitig an Workshops oder Teambuilding-Aktivitäten teilnehmen können. Ein Best-Practice-Beispiel ist das Startup Buffer, das seit 2015 jährliche Team-Retreats in exotischen Orten wie Bali oder Lissabon veranstaltet. Diese Reisen kombinieren Arbeit mit Erholung und stärken den Teamgeist.

Workation in Deutschland

Obwohl Workation oft mit exotischen Orten assoziiert wird, gibt es auch in Deutschland zahlreiche Angebote, die sich für eine Kombination aus Arbeit und Erholung eignen:

Coworking-Spaces in Urlaubsregionen: Viele deutsche Ferienregionen wie die Ostsee, der Schwarzwald oder die Alpen bieten Coworking-Spaces mit Blick ins Grüne oder aufs Wasser.

Workation-Hotels: Ein Workation-Hotel ist ein Hotel, das spezielle Pakete für Workations bereitstellt und Arbeitsplätze sowie Freizeitangebote kombiniert.

Kreativ-Hütten und Landgüter: Für Teams oder Einzelpersonen gibt es Rückzugsorte auf dem Land, die sich perfekt für konzentriertes Arbeiten eignen.

Arbeitsrechtliche und organisatorische Aspekte einer Workation

Um eine Workation erfolgreich umzusetzen, sind sowohl rechtliche als auch organisatorische Überlegungen notwendig. Dabei spielen folgende Punkte eine entscheidende Rolle:

• Arbeitszeitregelungen Auch während einer Workation gelten die gesetzlichen und vertraglichen Arbeitszeitvorgaben. Dies umfasst Pausenregelungen und maximale Arbeitszeiten. Die Einhaltung dieser Vorschriften muss durch den Arbeitgeber sichergestellt werden.
• Versicherungsschutz und Gesundheit Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz gilt grundsätzlich auch bei einer Workation, sofern die Tätigkeit dem Berufsalltag entspricht. Arbeitgeber sollten jedoch prüfen, ob zusätzliche Absicherungen erforderlich sind, insbesondere bei Arbeiten im Ausland. Zudem sollte für einen umfassenden Versicherungsschutz, einschließlich Auslandskrankenversicherung, gesorgt werden. Gesundheitsfragen wie notwendige Impfungen für das Zielland müssen ebenfalls geklärt werden.
• Datenschutz und IT-Sicherheit Mitarbeitende müssen auch während einer Workation die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten. Der Zugriff auf Unternehmensdaten sollte über gesicherte Verbindungen (z. B. VPN) erfolgen. Eine verlässliche technische Ausstattung, einschließlich stabiler Internetverbindungen, ist unerlässlich.
• Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Fragen Sollte die Workation im Ausland stattfinden, müssen steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte geprüft werden. Hierzu gehören Fragen zur Lohnsteuerpflicht und mögliche Abgaben in anderen Ländern.
• Zielland und Zeitzonen Das gewählte Land sollte hinsichtlich seiner Sicherheitslage, Infrastruktur und Zeitzonen geeignet sein. Große Zeitunterschiede können die Kommunikation mit den Kolleg:innen und die Teamkoordination erheblich erschweren.
• Finanzierung und Kostenverteilung Abhängig von Zielland, Ort, Unterbringung und Dauer geht eine Workation mit einem erhöhten Kostenaufwand einher. Frühzeitige Klärungen zur Kostenübernahme zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden sorgen für Planungssicherheit.
• Rechtliche Rahmenbedingungen Der Arbeitgeber sollte klare Regelungen für die Workation festlegen. Dazu gehören Vereinbarungen über Arbeitszeiten, Erreichbarkeit und den Arbeitsort. Eine schriftliche Zusatzvereinbarung kann hier Klarheit schaffen.

Wie lange geht eine Workation?

Die Dauer einer Workation kann je nach Unternehmen und individuellen Vereinbarungen stark variieren. Sie reicht von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Wochen oder sogar Monaten. Kurze Workations eignen sich besonders für kreative Impulse oder Teambuilding, während längere Workations ideal für Mitarbeitende sind, die flexibles, projektbasiertes Arbeiten bevorzugen. Entscheidend ist, dass die Dauer klar geregelt wird und mit den betrieblichen Anforderungen im Einklang steht.

Chancen und Risiken einer Workation

Bevor Unternehmen sich für die Umsetzung von Workations entscheiden, ist es wichtig, sowohl die positiven als auch die herausfordernden Aspekte zu beleuchten. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Chancen und Risiken zusammen:

Checkliste für Personaler: Planung einer Workation

Eine erfolgreiche Workation erfordert eine durchdachte Planung. Nutzen Sie diese Checkliste, um alle wichtigen Punkte zu berücksichtigen:

1. Klärung der Rahmenbedingungen
   • Eignet sich der Job des Mitarbeitenden für mobiles Arbeiten?
   • Gibt es arbeitsrechtliche oder steuerliche Einschränkungen?
2. Auswahl des Ortes
   • Ist der Zielort sicher und verfügt er über die notwendige Infrastruktur?
   • Liegen Zeitzonen innerhalb eines vertretbaren Rahmens?
3. Technische Ausstattung
   • Sind stabile Internetverbindungen und passende Arbeitsgeräte gewährleistet?
   • Wurde der Zugriff auf firmeninterne Systeme geprüft und eingerichtet?
4. Versicherung und Gesundheit
   • Ist ein umfassender Versicherungsschutz, einschließlich Auslandskrankenversicherung, sichergestellt?
   • Wurden notwendige Impfungen und Gesundheitsvorkehrungen überprüft?
5. Kosten und Finanzierung
   • Wer trägt welche Kosten (Reise, Unterkunft, Arbeitsmittel)?
   • Ist das Budget definiert und genehmigt?
6. Arbeitszeiten und Produktivität
   • Sind feste Arbeitszeiten oder erreichbare Kernzeiten definiert?
   • Gibt es Regelungen für regelmäßige Teamkommunikation?
7. Kommunikation und Abstimmung
   • Sind alle relevanten Teammitglieder über die Workation informiert?
   • Wurden klare Ziele und Erwartungen vereinbart?
8. Nachbereitung
   • Werden Feedback und Erfahrungen nach der Workation gesammelt?
   • Gibt es Optimierungen für zukünftige Workations?

Fazit: Lohnt sich eine Workation für Ihr Unternehmen?

Workations bieten sowohl für Mitarbeitende als auch für Unternehmen zahlreiche Vorteile – von gesteigerter Motivation bis hin zu einem verbesserten Employer Branding. Für Personalabteilungen ist es jedoch entscheidend, klare Richtlinien und Strukturen zu schaffen, um die Vorteile einer Workation optimal zu nutzen und Herausforderungen zu minimieren. Mit einer durchdachten Planung können Workations eine wertvolle Ergänzung zur modernen Arbeitswelt darstellen.

FAQ zur Workation

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