Bewerbung per Mail – Darauf musst du achten

Eine Bewerbung per Mail zu schreiben, ist ein Standardverfahren im Bewerbungsprozess. Sie ermöglicht es Bewerberinnen und Bewerbern, ihre Unterlagen schnell und effizient an potenzielle Arbeitgeber zu senden. Dabei ist es entscheidend, die Bewerbung professionell zu gestalten und gesehen zu werden, um die Chancen auf eine positive Rückmeldung zu erhöhen. Dieser Leitfaden behandelt die essenziellen Aspekte und gibt praktische Tipps, um eine überzeugende Bewerbung per E-Mail zu verfassen.

Grundlagen einer Bewerbung per Mail

Das Verfassen einer Bewerbung per E-Mail ist einer der häufigsten Methoden von Bewerberinnen und Bewerbern sich auf eine Stelle zu bewerben. Diese Art der Bewerbung ermöglicht eine schnelle und direkte Kommunikation mit potenziellen Arbeitgebern. Allerdings gibt es einige wichtige Punkte zu beachten, um sicherzustellen, dass die Bewerbung professionell wirkt und die gewünschte Aufmerksamkeit in den vollen E-Mail-Postfächern der Personaler erhält.

Checkliste für deine E-Mail Bewerbung

Bevor du dich bei deinem Traumjob bewirbst, solltest du sicherstellen, dass deine E-Mail strukturell und inhaltlich allen Erwartungen entspricht. Frag dich deswegen selbst:

• Ist meine E-Mail-Adresse seriös?
• Habe ich einen aussagekräftigen Betreff gewählt?
• Habe ich den richtigen Ansprechpartner?
• Habe ich kurz und prägnant mein Anliegen im E-Mail-Text geschildert?
• Habe ich alle wichtigen und notwendigen Anhänge der E-Mail hinzugefügt?

Bewerbung per Mail – Eine seriöse E-Mail-Adresse

Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, ist einer der ersten und wichtigsten Schritte, eine professionelle E-Mail-Adresse einzurichten. Vielleicht fragst du dich, ob sich dieser Aufwand wirklich lohnt. Die Antwort ist ein klares Ja, denn die Erstellung einer neuen E-Mail-Adresse nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, kann aber einen entscheidenden ersten Eindruck bei den Personalverantwortlichen hinterlassen. Darüber hinaus hilft eine separate E-Mail-Adresse für deine Bewerbungen dabei, den Schriftverkehr übersichtlich zu halten und sicherzustellen, dass du keine wichtige Nachricht verpasst.

Verspielte, witzige oder „undeutliche“ E-Mail-Adressen sind im Kontext einer Bewerbung fehl am Platz. Vielleicht hast du dir bislang keine Gedanken darüber gemacht, doch solche E-Mail-Adressen können als unprofessionell wahrgenommen werden und deine Jobchancen schmälern. Vermeide daher alles, was über deinen tatsächlichen Namen hinausgeht:

• Lass dein Geburtsjahr und Zahlen weg
• Verzichte auf deinen Spitznamen oder Kosenamen
• Benutze nicht deine Online-Nicknames von Reddit, YouTube & Co.

Eine professionelle E-Mail-Adresse zu erstellen, ist ganz einfach:

• Nutze deinen vollständigen Namen, wobei der Vorname abgekürzt werden kann, während der Nachname vollständig erscheinen sollte.
• Die E-Mail-Adresse sollte möglichst kurz sein, aber alle notwendigen Informationen enthalten.
• Trennzeichen wie Punkte, Binde- oder Unterstriche können verwendet werden, um Vor- und Nachnamen voneinander zu trennen.
• Der E-Mail-Anbieter spielt eine untergeordnete Rolle, solange du keine Wegwerf-Adressen benutzt.

Eine sorgfältig ausgewählte E-Mail-Adresse trägt dazu bei, den richtigen Ton in deinem Bewerbungsprozess zu setzen und kann einen wesentlichen Beitrag zu einem positiven ersten Eindruck leisten.

Bewerbung per Mail – Der richtige Betreff

Die Betreffzeile in deiner Bewerbungs-E-Mail spielt eine wesentliche Rolle nicht nur für die korrekte Zuordnung deiner Bewerbungsunterlagen durch die Personalabteilung, sondern auch für die Wahrscheinlichkeit, dass deine E-Mail geöffnet wird. Ein gut formulierter Betreff kann somit ausschlaggebend sein, denn er signalisiert dein Interesse an der Stelle und deine Fähigkeit, relevante Informationen präzise zu kommunizieren. Ein mangelhafter oder fehlender Betreff kann hingegen als Negativpunkt angesehen werden. Nutze daher diese Gelegenheit, um von Anfang an einen positiven Eindruck zu hinterlassen, indem du der Formulierung der Betreffzeile besondere Aufmerksamkeit widmest.

Hier sind einige Richtlinien, die du beachten solltest:

• Halte den Betreff möglichst prägnant.
• Achte unbedingt genau auf die Vermeidung von Rechtschreibfehlern.
• Das Wort „Bewerbung“ sollte unbedingt Teil des Betreffs sein.
• Beziehe dich direkt auf die angebotene Position mit der exakten Jobbezeichnung.
• Wenn eine Referenznummer in der Stellenausschreibung genannt wurde, füge diese hinzu.
• Dein Name sollte idealerweise bereits aus der E-Mail-Adresse erkennbar sein.

Beispiele für eine effektive Betreffzeile:

• „Bewerbung für die Position des Ingenieurs als Junior-Projektmanager – Referenznr. 6231“
• „Unterlagen für Bewerbung als Biologielaborant – Referenz 420“

Bewerbung per Mail – Der richtige Ansprechpartner

Die Anrede “Sehr geehrte Damen und Herren“ kann in einer E-Mail etwas unpersönlich wirken, also solltest du dir im Optimalfall ein paar Minuten Zeit nehmen den richtigen Ansprechpartner zu recherchieren. Diesen findest du häufig am Ende der Stellenanzeige oder auf der Website des Unternehmens. Bei einer Initiativbewerbung lohnt es sich telefonisch beim Arbeitgeber anzurufen und nach dem richtigen Ansprechpartner zu fragen – so beginnst du bereits in der ersten E-Mail mit einer persönlichen Note. 

Achte auf eine formelle Ansprache, wie „Sehr geehrte/r Frau/Herr…“ und sieze deinen Ansprechpartner, außer es wird in der Stellenanzeige explizit auf eine gewünschte Duz-Kultur verwiesen.

Bewerbung per Mail – Der E-Mail Text

Kommt das Anschreiben bei einer Bewerbung in den Text der E-Mail oder in den Anhang?

Es ist üblich, dass das Bewerbungsanschreiben bzw. das Motivationsschreiben Teil des Anhangs ist. Den Text der E-Mail solltest du kurz halten und darin effizient dein Anliegen schildern. Hier kannst du einen starken ersten Eindruck hinterlassen, da die Personaler diesen Teil deiner Bewerbung noch vor deinen eigentlichen Bewerbungsunterlagen sehen. Auch hier solltest du wieder darauf achten, komplett fehlerfrei das Interesse deines zukünftigen Arbeitgebers zu wecken. Das sollte im Text deiner E-Mail stehen:

• Persönliche Anrede, idealerweise mit Namen des Ansprechpartners
• Dein Anschreiben sollte nicht mehr als ca. 5 Sätze umfassen.
• Eine höfliche Abschlussformulierung.
• Dein vollständiger Name.
• Idealerweise eine Signatur, die deine Adresse und Kontaktdaten, wie Telefonnummer enthält.

Beispiele für E-Mail Texte einer Bewerbung

Kurze Version:

Sehr geehrter Herr Müller,

anbei übersende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen zur o.g. Stellenausschreibung.

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann

Längere Version:

Sehr geehrte Frau Müller,

anbei sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen zu Ihrer Stellenausschreibung als Projektmanager.

Sollten Sie Fragen zu meiner Person haben, können Sie mich werktags telefonisch ab 16:00 Uhr oder ganztägig per E-Mail erreichen. 

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann

Anhänge der E-Mail Bewerbung

Bei einer Bewerbung per E-Mail sind die Anhänge von zentraler Bedeutung, denn sie enthalten die Bewerbungsunterlagen, die deine Qualifikationen und Erfahrungen belegen. Eine gut organisierte und übersichtliche Zusammenstellung der Anhänge trägt maßgeblich dazu bei, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Hier sind einige Tipps, wie du deine Anhänge optimal gestalten kannst.

Welche Dokumente sollten angefügt werden?

Zu den Standarddokumenten einer Bewerbung gehören der Lebenslauf, Anschreiben, Arbeitszeugnisse, Abschlusszeugnisse und, falls gefordert, Arbeitsproben, Motivationsschreiben oder Referenzen. Es ist wichtig, nur die Dokumente anzuhängen, die auch für die Stelle relevant sind und vom Arbeitgeber in der Stellenausschreibung angefordert wurden. Eine übermäßige Anzahl an Anhängen kann eher abschreckend wirken. Du kannst dir überlegen, mehrere PDFs zusammenzufügen und deinen Anhang als „Bewerbungsunterlagen“ zu kennzeichnen.

Tipps zur Dateiformatierung und -bennung

• Einheitliches Format: Verwende vorzugsweise PDF-Dateien für deine Anhänge. Dieses Format garantiert, dass die Dokumente auf allen Geräten gleich aussehen und nicht unbeabsichtigt bearbeitet werden können. Außerdem ist das PDF-Format bei den meisten Unternehmen Gang und gäbe.
• Dateinamen: Benenne jede Datei klar und deutlich. Der Dateiname sollte den Inhalt des Dokuments widerspiegeln und idealerweise deinen Namen enthalten. Beispiel: „Lebenslauf_Max_Mustermann.pdf“.
• Gesamtgröße: Achte darauf, dass die Gesamtgröße deiner Anhänge nicht zu groß ist. Als Richtwert sollte die Gesamtgröße 5 MB nicht überschreiten, um zu vermeiden, dass deine E-Mail im Spamfilter landet oder vom Empfänger aufgrund von Größenbeschränkungen nicht geöffnet werden kann.
• Zusammenfassung der Dokumente: Wenn möglich, fasse mehrere Zeugnisse oder Zertifikate in einer PDF-Datei zusammen, um die Anzahl der Anhänge zu reduzieren. Dies erleichtert dem Empfänger die Übersicht und das Handling Ihrer Bewerbung.

Nachfassen nach der Bewerbung

Was tun, wenn das Unternehmen nicht auf die Bewerbung reagiert? Das Nachfassen nach dem Versenden einer Bewerbung kann ein heikles Thema sein. Einerseits möchtest du Interesse und Initiative zeigen, anderseits ist es wichtig, nicht aufdringlich zu wirken. Hier findest du einige Richtlinien, wie du professionell nachhaken kannst, um deine Chancen auf eine Rückmeldung zu erhöhen, ohne negativ aufzufallen.

Wann und wie sollte man nachhaken?

• Zeitrahmen: Geben Sie dem Unternehmen zunächst genügend Zeit, die Bewerbungen zu sichten. Eine angemessene Frist zum Nachfassen liegt in der Regel bei zwei bis drei Wochen nach dem Versand Ihrer Bewerbung. Viele Unternehmen geben auch in der Stellenausschreibung oder in der Eingangsbestätigung deiner Bewerbung einen Zeitrahmen an, wann mit einer Rückmeldung zu rechnen ist. Halte dich an diese Angaben.
• Methode: Der beste Weg, nachzufassen, ist in der Regel per E-Mail. Eine Nachfass-E-Mail sollte höflich formuliert sein und dein anhaltendes Interesse an der Position zum Ausdruck bringen. Frage, ob alle benötigten Unterlagen eingegangen sind und ob es weitere Informationen gibt, die du bereitstellen kannst.
• Inhalt: Deine Nachfass-E-Mail sollte kurz sein. Erwähne, wann du deine Bewerbung gesendet hast, für welche Position du dich beworben hast und dass du gerne wissen möchtest, wie der aktuelle Stand des Bewerbungsprozesses ist. Drücke erneut dein Interesse an der Position und am Unternehmen aus.
• Ton: Bleibe immer professionell und höflich. Vermeide einen fordernden Tonfall. Zeige Verständnis dafür, dass die Bearbeitung von Bewerbungen Zeit benötigt und bedanken dich für die Aufmerksamkeit, die deiner Bewerbung entgegengebracht wird.

Beispiel für eine Nachlass-E-Mail

Betreff: Nachfrage zum Stand meiner Bewerbung – [Position], [Ihr Name]

Sehr geehrte/r [Name des Ansprechpartners],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Vor einigen Wochen, am [Datum], habe ich meine Bewerbungsunterlagen für die Position als [Position] bei [Unternehmensname] eingereicht. Ich möchte mein anhaltendes Interesse an dieser Gelegenheit zum Ausdruck bringen und höflich nachfragen, ob Sie bereits eine Entscheidung bezüglich der nächsten Schritte im Bewerbungsprozess getroffen haben.

Ich bin weiterhin sehr motiviert, mehr über [Unternehmensname] und die Möglichkeit, Teil Ihres Teams zu werden, zu erfahren. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie zusätzliche Informationen oder Unterlagen von mir benötigen.

Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Berücksichtigung und freue mich auf Ihr Feedback.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]