Kündigungsschreiben
Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument, welches die Aufhebung eines Arbeitsverhältnisses rechtskräftig macht. Hierbei kann die Aufhebung des Arbeitsverhältnisses seitens des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers erfolgen. Eine rechtskräftige Auflösung des Vertragsverhältnisses ist nur gegeben, sofern bestimmte Kriterien wie die Kündigungsfrist, gesonderte Regelungen und Schriftform beachtet werden.
Inhalt
Rechtliche Grundlagen
Laut §623 BGB bedarf eine rechtskräftige Kündigung einer schriftlichen Form, wobei die elektronische Form nicht gilt. Sie sollte daher ausschließlich auf Papier, und nicht per E-Mail, Fax oder WhatsApp, erfolgen um rechtswirksam zu sein. Außerdem muss eine handschriftliche Unterschrift gesetzt werden.
Wann und wie kündigt man richtig?
Bei einer Kündigung ist der richtige Zeitpunkt entscheidend. Bei einer Probezeit fällt die Kündigungsfrist kürzer aus als bei einem mehrjährig bestehenden Arbeitsverhältnis. Grundsätzlich gilt, dass ein Arbeitnehmer mit einer Frist von vier Wochen jeweils zum 15. oder zum Monatsende (§622 BGB Abs. 1) kündigen kann. Auch gelten für Arbeitnehmer, insbesondere bei Schwangerschaft oder Krankheit, gesonderte Regelungen was den Kündigungsschutz betrifft. Andersrum gelten für die Kündigung seitens des Arbeitgebers andere, oftmals längere Kündigungsfristen, die je nach Dauer des Arbeitsverhältnisses variieren können (§622 BGB Abs. 2).
Inhalt und Aufbau des Kündigungsschreibens
Ein Kündigungsschreiben sollte klar strukturiert, professionell geschrieben und präzise sein. Prinzipiell erfüllt ein Kündigungsschreiben aufgrund seiner Papierform die gleichen formalen Ansprüche wie ein Brief. Zu diesen zählen:
- Ein Briefkopf, mit persönlichen Angaben zum Absender und Adressaten. Achte dabei auf die korrekte Adressen. Diese Angabe dient dazu unweigerlich zu bestätigen, welche Partei welcher das Verhältnis gekündigt hat.
- Die Angabe des Datums soll beweisen, dass die Kündigung fristgerecht eingereicht wurde.
- Im Betreff soll der Grund des Schreibens ersichtlich werden. Das Wort „Kündigung“ sollte in jedem Fall darin vorkommen. Falls vorhanden, sollte auch eine Personalnummer genannt werden, um das Schreiben leichter zuordnen zu können.
- Der Anrede ist zu entnehmen, an wen sich die Kündigung richtet. Meistens ist dies der oder die Vorgesetzte oder die Personalabteilung.
Im Hauptteil des Kündigungsschreibens, der Kündigungserklärung, erfolgt die Mitteilung über die Auflösung des Arbeitsverhältnisses sowie das konkrete Datum der Beendigung des Verhältnisses. Entgegen vieler Annahmen ist eine Begründung der Kündigung meist nicht notwendig. Optional kann eine Danksagung gesprochen und nach einer Empfangsbestätigung gebeten werden. Zudem sollte nach der Aushändigung eines Arbeitszeugnisses gefragt werden.
Mustervorlage
Hier findest du eine kostenlose Mustervorlage zum Download:
Häufige Fehler
Zu den häufigsten Fehlern zählt die fehlende Papierform oder das Fehlen einer Unterschrift. Ein weiterer Fehler ist die falsche oder das Nicht-Einhalten der Kündigungsfrist. Darüber hinaus fallen Kleinigkeiten wie die falsche Adresse, ein falsches Datum sowie Rechtschreibfehler auf und können die Kündigung unwirksam machen.
Was passiert nach der Kündigung?
Nach dem eingereichten Kündigungsschreiben sollte bis zum Ablauf der Frist ein professionelles und respektvolles Arbeitsverhältnis bestehen bleiben, sodass sich beide Parteien bestmöglich auf die bevorstehenden Veränderungen einstellen können, ohne dass sich das Verhältnis verschlechtert. Darüber hinaus besteht ein Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Weiterhin besteht ein Anspruch auf Resturlaub beziehungsweise muss dieser abgegolten werden, falls die verbleibende Zeit im Betrieb nicht ausreicht, um diesen in Freizeit auszugleichen (§7 BUrlG Abs. 4). Überstunden müssen gesetzlich ebenfalls ausgezahlt oder in Freizeit abgegolten werden.
Fazit
Das Kündigungsschreiben ist ein zentrales Dokument im Rahmen der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses und sollte stets klar, sachlich und formell verfasst sein. Eine korrekte Formulierung schafft rechtliche Sicherheit und vermeidet Missverständnisse. Besonders wichtig sind die Angabe des Kündigungszeitpunkts, die Einhaltung der Kündigungsfrist, der Wunsch nach einer schriftlichen Bestätigung sowie eine handschriftliche Unterschrift. Ein höflicher Ton und die Bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis runden ein professionelles Schreiben ab. Insgesamt wird deutlich, dass ein gut formuliertes Kündigungsschreiben ein respektvoller letzter Schritt im Arbeitsverhältnis ist.
