Personalbedarf

Der Personalbedarf beschreibt, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen benötigt, um alle Aufgaben effizient zu erfüllen. Er ergibt sich aus dem Vergleich zwischen dem vorhandenen Personalbestand und dem für die Zielerreichung notwendigen Personal. Dabei wird unterschieden zwischen dem aktuellen und dem zukünftigen Personalbedarf, der sich aus geplanten Veränderungen ableitet.

Warum ist die Personalbedarfsplanung wichtig?

Die Personalbedarfsplanung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt über ausreichend qualifizierte Mitarbeiter verfügt. Sie verhindert Engpässe, Überkapazitäten und unnötige Personalkosten. Eine systematische Planung ermöglicht es, frühzeitig auf Veränderungen wie Wachstum, neue Projekte oder Fluktuation zu reagieren und die Personalarbeit strategisch mit den Unternehmenszielen zu verknüpfen.

Darüber hinaus schafft eine vorausschauende Personalbedarfsplanung Transparenz über die aktuelle und zukünftige Personalsituation. Sie dient als Grundlage für Entscheidungen in den Bereichen Recruiting, Weiterbildung und Organisationsentwicklung. Unternehmen, die ihren Personalbedarf regelmäßig analysieren, können gezielt auf Fachkräftemangel reagieren, Ressourcen effizienter einsetzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.

Arten des Personalbedarfs

Der Personalbedarf lässt sich in verschiedene Kategorien unterteilen, die zusammen ein klares Bild darüber geben, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen benötigt und warum dieser Bedarf entsteht. Die Unterscheidung hilft, den Personalbestand gezielt zu planen, Engpässe zu vermeiden und Kosten zu kontrollieren. Grundsätzlich wird zwischen Brutto-, Netto-, Ersatz- und Neubedarf unterschieden.

Bruttopersonalbedarf

Der Bruttopersonalbedarf beschreibt die gesamte Anzahl an Mitarbeitern, die ein Unternehmen benötigt, um alle anfallenden Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erfüllen. Er umfasst sowohl die aktuell vorhandenen Mitarbeiter als auch jene, die künftig zusätzlich erforderlich sind.

Zur Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs werden Faktoren wie die Unternehmensziele, Produktionsmengen, geplante Projekte, Arbeitszeitmodelle und die erwartete Produktivität herangezogen. Er stellt somit die Grundlage jeder Personalplanung dar.

Beispiel: 

Ein Unternehmen benötigt zur Umsetzung seiner geplanten Aufträge 50 Mitarbeiter. Diese Zahl stellt den Bruttopersonalbedarf dar, unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter derzeit tatsächlich beschäftigt sind.

Nettopersonalbedarf

Der Nettopersonalbedarf ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Bruttopersonalbedarf und dem tatsächlichen Personalbestand. Er zeigt, wie viele Mitarbeiter zusätzlich eingestellt oder gegebenenfalls abgebaut werden müssen, um den Soll-Zustand zu erreichen.

Formel:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Ist-Personalbestand

Beispiel:

Wenn ein Unternehmen 50 Mitarbeiter benötigt (Bruttopersonalbedarf) und aktuell 45 beschäftigt, beträgt der Nettopersonalbedarf 5. Diese Zahl gibt an, dass fünf neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen, um den Bedarf zu decken. 

Ein negativer Nettopersonalbedarf kann ebenfalls vorkommen, etwa wenn mehr Mitarbeiter vorhanden sind, als aktuell benötigt werden. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, Aufgaben neu zu verteilen oder Personalmaßnahmen wie Versetzungen oder natürliche Fluktuation zu nutzen.

Ersatzbedarf

Der Ersatzbedarf entsteht, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder zeitweise ausfallen. Gründe können Kündigungen, Ruhestand, Elternzeit oder interne Versetzungen sein. Dieser Bedarf dient dazu, vorhandene Stellen wiederzubesetzen, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten.

Eine sorgfältige Erfassung des Ersatzbedarfs ist wichtig, da Fluktuation und Abgänge häufig unterschätzt werden. Unternehmen, die diesen Bedarf regelmäßig analysieren, können rechtzeitig Nachfolger einplanen und längere Vakanzen vermeiden.

Beispiel:

Wenn zwei erfahrene Mitarbeiter in den Ruhestand gehen, müssen diese Stellen nachbesetzt werden, um die bestehende Arbeitsleistung sicherzustellen.

Neubedarf

Der Neubedarf entsteht, wenn zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden, weil neue Aufgaben, Projekte oder Geschäftsbereiche hinzukommen. Er ist ein Zeichen für Wachstum, Expansion oder strukturelle Veränderungen im Unternehmen.

Typische Gründe für Neubedarf sind neue Technologien, Produktentwicklungen, Standorterweiterungen oder steigende Auftragsvolumen. Eine Vorausschauende Planung dieses Bedarfs hilft, Engpässe zu vermeiden und notwendige Qualifikationen frühzeitig aufzubauen.

Beispiel:

Ein Unternehmen eröffnet einen neuen Produktionsstandort und benötigt dafür zehn zusätzliche Fachkräfte. Diese zehn Mitarbeiter stellen den Neubedarf dar, da sie über den bisherigen Personalbestand hinausgehen.

Faktoren, die den Personalbedarf beeinflussen

Der Personalbedarf eines Unternehmens wird von zahlreichen internen und externen Faktoren bestimmt. Diese Faktoren wirken sich darauf aus, wie viele Mitarbeiter benötigt werden und welche Qualifikationen erforderlich sind. Eine regelmäßige Analyse dieser Einflüsse ist wichtig, um Personalplanung und Unternehmensstrategie aufeinander abzustimmen.

Interne Faktoren

Interne Faktoren liegen im Einflussbereich des Unternehmens und können aktiv gesteuert werden. Sie betreffen die Organisation, die Arbeitsweise und die Unternehmensziele.

Unternehmensstrategie und Ziele

Die strategische Ausrichtung eines Unternehmens hat großen Einfluss auf den Personalbedarf. Wachstumsziele, neue Geschäftsfelder oder die Einführung neuer Produkte führen in der Regel zu zusätzlichen Personalbedarf. Wird dagegen eine Konsolidierungsphase oder Kostensenkung angestrebt, kann der Bedarf sinken.

Aufbau- und Ablauforganisation

Strukturveränderungen im Unternehmen, etwa neue Abteilungen, flache Hierarchien oder die Zusammenlegung von Teams, verändern den Personalbedarf. Eine effizientere Organisation kann den Bedarf senken, während komplexere Abläufe oft mehr Personal erfordern. 

Arbeitszeitmodelle und Produktivität

Die durchschnittliche Arbeitszeit pro Mitarbeiter beeinflusst direkt, wie viele Personen benötigt werden. Eine Verkürzung der Wochenarbeitszeit, Teilzeitmodelle oder längere Urlaubszeiten erhöhen den Bedarf. Steigt dagegen die Produktivität durch bessere Arbeitsmittel oder optimierte Prozesse, kann der Bedarf sinken.

Qualifikation und Leistung der Mitarbeiter

Die Fähigkeiten und Erfahrungen der vorhandenen Mitarbeiter wirken sich ebenfalls auf den Bedarf aus. Gut qualifizierte oder erfahrene Mitarbeiter können häufig mehr Aufgaben übernehmen, wodurch weniger zusätzliche Kräfte erforderlich sind. Gleichzeitig kann eine Qualifikationslücke zu einem erhöhten Bedarf führen, wenn Aufgaben neu verteilt werden müssen.

Personalfluktuation und Abwesenheiten

Kündigungen, Ruhestände oder längere Krankheitsausfälle beeinflussen den Ersatzbedarf. Unternehmen mit hoher Fluktuation müssen dauerhaft mehr Personal einplanen, um Engpässe zu vermeiden.

Externe Faktoren

Externe Faktoren liegen außerhalb des direkten Einflussbereichs des Unternehmens. Sie entstehen durch Entwicklungen im Markt, in der Gesellschaft oder im rechtlichen Umfeld.

Wirtschaftliche Lage

Konjunkturschwankungen wirken sich unmittelbar auf den Personalbedarf aus. In Wachstumsphasen steigt der Bedarf durch höhere Auftragsvolumina, während in wirtschaftlich schwierigen Zeiten weniger Personal benötigt wird.

Technologischer Fortschritt

Neue Technologien verändern Arbeitsprozesse und damit auch den Bedarf an Arbeitskräften. Automatisierung, Digitalisierung oder der Einsatz künstlicher Intelligenz können den quantitativen Bedarf veriingern, aber gleichzeitig neue Qualifikationen erfordern.

Demografische Entwicklung

Eine alternde Belegschaft und der zunehmende Fachkräftemangel machen es notwendig, den Personalbedarf langfristig zu planen. Unternehmen müssen Nachfolger frühzeitig aufbauen und Wissen sichern, bevor erfahrene Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. 

Gesetzliche und tarifliche Regelungen

Gesetze und Tarifverträge beeinflussen Arbeitszeiten, Mindestlöhne, Urlaubsansprüche und Arbeitsbedingungen. Änderungen dieser Rahmenbedingungen können den Personalbedarf erhöhen oder senken.

Markt- und Wettbewerbsbedingungen

Veränderungen im Wettbewerb, neue Kundenanforderungen oder steigende Qualitätsstandards wirken sich auf die benötigte Personalstärke aus. Unternehmen, die schnell auf Marktveränderungen reagieren wollen, benötigen oft flexible Personalstrukturen.

Wie wird der Personalbedarf ermittelt?

Um den Personalbedarf zu ermitteln, wird geprüft, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen braucht, um alle Aufgaben zuverlässig zu erledigen. Dabei wird zunächst festgelegt, welche Aufgaben anstehen, welche Qualifikationen nötig sind und wie viel Arbeitszeit pro Aufgabe eingeplant werden muss. Das Ziel ist, frühzeitig zu erkennen, ob Mitarbeiter fehlen oder zu viele vorhanden sind.

Es gibt verschiedene Methoden, mit denen Unternehmen ihren Personalbedarf berechnen können. Manche sind einfach und basieren auf Erfahrungen, andere nutzen genaue Daten und Kennzahlen. Welche Methode gewählt wird, hängt von der Unternehmensgröße, den verfügbaren Daten und dem Planungsziel ab.

Kennzahlenmethode

Bei der Kennzahlenmethode wird der Personalbedarf aus bestimmten Zahlen und Verhältnissen berechnet. Häufig werden dabei Kennzahlen wie Mitarbeiter pro Maschine, Vertriebspersonal pro Kunde oder Produktion pro Stunde herangezogen.

Beispiel: Wenn ein Unternehmen weiß, dass ein Mitarbeiter im Durchschnitt 100 Kunden betreuen kann und es künftig 500 Kunden geben soll, ergibt sich ein Bedarf von 5 Mitarbeitern.

Diese Methode ist besonders praktisch für größere Unternehmen, die regelmäßig ähnliche Aufgaben haben und auf verlässliche Zahlen zurückgreifen können.

Schätzverfahren

Das Schätzverfahren beruht auf den Erfahrungen von Führungskräften oder Personalverantwortlichen. Sie beurteilen, wie viel Personal für bestimmte Aufgaben oder Projekte nötig ist.

Diese Methode ist einfach und schnel, eignet sich aber eher für kleinere Unternehmen oder für kurzfristige Entscheidungen, da sie weniger genau ist. Die Qualität hängt stark vom Wissen der Personen ab, die die Schätzung vornehmen.

Trendextrapolation

Bei der Trendextrapolation wird der Personalbedarf aus den Daten der Vergangenheit abgeleitet. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel jedes Jahr fünf Prozent wächst, kann dieser Trend auf die Zukunft übertragen werden. So lässt sich abschätzen, wie viele Mitarbeiter in den nächsten Jahren zusätzlich gebraucht werden.

Diese Methode ist hilfreich, wenn die Geschäftsentwicklung stabil verläuft. Sie stößt jedoch an ihre Grenzen, wenn es plötzlich starke Veränderungen gibt, etwa durch neue Technologien oder Marktumbrüche.

Arbeitszeit- und Leistungsanalysen

Bei dieser Methode wird der Personalbedarf genau berechnet, indem gemessen wird, wie viel Zeit einzelne Aufgaben benötigen. Anschließend wird geprüft, wie viele Mitarbeiterstunden insgesamt erforderlich sind, um alle Tätigkeiten zu erledigen.

Beispiel: Wenn eine Aufgabe 2 Stunden dauert und sie 500-mal im Monat erledigt werden muss, ergibt as 1.000 Stunden Arbeitszeit. Werden 160 Arbeitsstunden pro Mitarbeiter im Monat angesetzt, ergibt sich ein Bedarf von rund 6 bis 7 Mitarbeitern.

Diese Methode ist besonders genau, aber auch aufwendiger, da sie eine detaillierte Analyse der Arbeitsprozesse erfordert.

Qualitativer vs. quantitativer Personalbedarf

Bei der Personalbedarfsplanung wird nicht nur betrachtet, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen benötigt, sondern auch, welche Qualifikationen diese Mitarbeiter haben müssen. Deshalb wird zwischen dem quantitativen und dem qualitativen Personalbedarf unterschieden. Beide Perspektiven sind wichtig, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen seine Aufgaben effizient und mit den richtigen Kompetenzen bewältigen kann. 

Quantitativer Personalbedarf

Der quantitative Personalbedarf beschreibt die Anzahl der benötigten Mitarbeiter. Hier geht es darum, festzustellen, wie viele Personen erforderlich sind, um alle anstehenden Aufgaben zu erledigen.

Diese Berechnung basiert meist auf Kennzahlen, Erfahrungswerten oder Leistungsdaten. Sie zeigt, ob das Unternehmen Personal aufbauen, abbauen oder halten sollte.

Beispiel:

Wenn ein Unternehmen 20 Projekte gleichzeitig betreut und pro Projekt zwei Mitarbeiter nötig sind, ergibt sich ein quantitativer Bedarf von 40 Mitarbeitern.

Der quantiative Personalbedarf beantwortet also die Frage: Wie viele Mitarbeiter brauchen wir?

Qualitativer Personalbedarf

Der qualitative Personalbedarf beschreibt, welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen die Mitarbeiter haben müssen, um die anfallenden Aufgaben gut zu erfüllen. Er richtet sich also nach den Anforderungen der jeweiligen Positionen und den Veränderungen im Unternehmen.

Beispiel:
Ein Unternehmen kann zwar genug Mitarbeiter haben, aber wenn diese nicht über die erforderlichen IT-Kenntnisse verfügen, besteht trotzdem ein qualitativer Personalbedarf.

Der qualitative Personalbedarf beantwortet die Frage: Welche Qualifikationen brauchen wir?

Zusammenhang beider Perspektiven

Quantitativer und qualitativer Personalbedarf hängen eng zusammen. Es reicht nicht aus, nur die Zahl der Mitarbeiter zu planen, wenn deren Fähigkeiten nicht den Anforderungen entsprechen. Umgekehrt helfen die besten Qualifikationen wenig, wenn zu wenige Mitarbeiter vorhanden sind, um alle Aufgaben zu erledigen.

Eine gute Personalplanung berücksichtigt deshalb beide Aspekte:

• Quantitativ, um sicherzustellen, dass genügend Mitarbeiter vorhanden sind.
• Qualitativ, um sicherzustellen, dass diese Mitarbeiter die passenden Kompetenzen mitbringen.

Nur wenn beide Bedarfsarten im Gleichgewicht stehen, kann das Unternehmen seine Ziele langfristig erreichen und wettbewerbsfähig bleiben.

Beispiel: Berechnung des Personalbedarfs

Die Berechnung des Personalbedarfs hilft Unternehmen, genau zu bestimmen, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um alle Aufgaben zu bewältigen. Dabei wird meist zwischen Brutto-, Ist- und Nettopersonalbedarf unterschieden. Ein einfaches Beispiel zeigt, wie diese Werte zusammenhängen und wie daraus der tatsächliche Bedarf ermittelt wird.

1. Schritt: Bruttopersonalbedarf bestimmen

Der Bruttopersonalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter insgesamt erforderlich sind, um alle anstehenden Aufgaben zu erledigen. Dafür werden die geplanten Aufgaben, Arbeitszeiten und die durchschnittliche Leistung der Mitarbeiter berücksichtigt.

Beispiel:
Ein Unternehmen plant, im kommenden Jahr 10.000 Produkte herzustellen. Ein Mitarbeiter kann im Durchschnitt 1.000 Produkte pro Jahr fertigen.

Bruttopersonalbedarf = 10.000 Produkte ÷ 1.000 Produkte pro Mitarbeiter = 10 Mitarbeiter

Das Unternehmen benötigt also insgesamt 10 Mitarbeiter, um die Produktion sicherzustellen.

2. Schritt: Ist-Personalbestand ermitteln

Der Ist-Personalbestand beschreibt, wie viele Mitarbeiter derzeit tatsächlich beschäftigt sind. Dabei werden alle berücksichtigt, die aktiv im Unternehmen arbeiten.

Beispiel:
Aktuell sind 8 Mitarbeiter im Produktionsbereich beschäftigt.

3. Schritt: Nettopersonalbedarf berechnen

Der Nettopersonalbedarf ergibt sich aus der Differenz zwischen dem benötigten und dem vorhandenen Personal.

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Ist-Personalbestand

Beispiel:
Nettopersonalbedarf = 10 – 8 = 2

Das Unternehmen muss also zwei neue Mitarbeiter einstellen, um den geplanten Bedarf zu decken.

4. Schritt: Ersatzbedarf berücksichtigen

In der Praxis kommt zusätzlich der Ersatzbedarf hinzu – etwa durch anstehende Ruhestände, Kündigungen oder Elternzeiten.

Beispiel:
Zwei der acht vorhandenen Mitarbeiter werden im Laufe des Jahres in den Ruhestand gehen.

Der Ersatzbedarf beträgt also 2 weitere Mitarbeiter.

5. Schritt: Gesamtbedarf berechnen

Der Gesamtbedarf ergibt sich aus dem Nettobedarf und dem Ersatzbedarf:

Gesamtbedarf = Nettopersonalbedarf + Ersatzbedarf

Gesamtbedarf = 2 + 2 = 4

Das Unternehmen muss insgesamt vier neue Mitarbeiter einstellen, um die geplante Produktion aufrechtzuerhalten.