CPH – Cost per Hire

Der Cost per Hire (CPH) ist eine Kennzahl, die die durchschnittlichen Kosten für die Besetzung einer offenen Stelle berechnet. Er ergibt sich aus der Summe aller internen und externen Recruiting-Kosten, geteilt durch die Anzahl der eingestellten Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum. 

Zu den internen Kosten zählen beispielsweise Personalkosten der HR-Abteilung, während externe Kosten für Stellenanzeigen, Personalberatungen oder Karrieremessen anfallen. Der CPH dient Unternehmen als wichtiger Indikator, um die Effizienz und Wirtschaftlichkeit ihres Einstellungsprozesses zu bewerten. Eine detaillierte Analyse hilft dabei, kostentreibende Faktoren zu identifizieren und Einsparpotenziale zu nutzen. Je nach Branche, Unternehmensgröße und Position kann der CPH stark variieren.

Einflussfaktoren & Umgang mit dem CPH

Der Cost per Hire (CPH) wird von zahlreichen Faktoren beeinflusst, die je nach Unternehmen und Branche unterschiedlich stark ins Gewicht fallen. Ein zentraler Aspekt ist die Art der Position, da hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte oft höhere Recruiting-Kosten verursachen als Berufseinsteiger. Auch die Recruiting-Kanäle spielen eine Rolle: Während Stellenanzeigen auf Jobbörsen vergleichsweise kosteneffizient sein können, sind Headhunter oder Personalvermittler teurer. Weitere Einflussgrößen sind die Dauer der Stellenbesetzung, die Verfügbarkeit qualifizierter Bewerber und der Standort des Unternehmens. Zusätzlich erhöhen interne Prozesse wie aufwendige Auswahlverfahren oder ineffiziente HR-Strukturen den CPH. Unternehmen sollten daher regelmäßig analysieren, welche Faktoren ihren CPH besonders stark beeinflussen und gezielt Maßnahmen zur Optimierung ergreifen.

Der richtige Umgang mit dem CPH als Recruiting-KPI

Als Recruiting-KPI bietet der Cost per Hire wertvolle Einblicke in die Wirtschaftlichkeit des Personalgewinnungsprozesses. Wichtig ist jedoch, ihn nicht isoliert zu betrachten, sondern in Verbindung mit anderen Kennzahlen wie der Time-to-Hire oder der Qualität der Neueinstellungen. Ein niedriger CPH ist nicht zwangsläufig ein Zeichen für effizientes Recruiting – wenn etwa zu wenig in qualitativ hochwertige Bewerberquellen investiert wird, kann dies langfristig zu einer hohen Fluktuation führen. Unternehmen sollten daher einen ausgewogenen Ansatz verfolgen: Kosten senken, ohne die Qualität der Einstellungen zu gefährden. Eine regelmäßige Erfolgskontrolle hilft, den CPH gezielt zu optimieren und Recruiting-Strategien datenbasiert anzupassen.

Was bringt es, den CPH zu berechnen?

Die Berechnung des Cost per Hire (CPH) liefert Unternehmen eine klare Übersicht über die finanziellen Aufwendungen im Recruiting und hilft dabei, die Wirtschaftlichkeit des Einstellungsprozesses zu bewerten. Durch die Analyse der Kostenstrukturen lassen sich ineffiziente oder überteuerte Recruiting-Maßnahmen identifizieren und gezielt optimieren. Unternehmen können so fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Kanäle und Methoden sich lohnen und wo Einsparpotenziale bestehen.

Darüber hinaus ermöglicht der CPH einen Vergleich mit Branchenbenchmarks, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit im Recruiting einzuschätzen. Ein zu hoher Wert kann darauf hindeuten, dass Prozesse optimiert oder alternative Recruiting-Strategien genutzt werden sollten. Gleichzeitig dient der CPH als wertvolle Grundlage für Budgetplanungen, da er eine realistische Kalkulation künftiger Personalbeschaffungskosten ermöglicht. Wer seinen CPH regelmäßig analysiert, kann langfristig nicht nur Kosten senken, sondern auch die Effizienz des gesamten Recruiting-Prozesses steigern.

Cost-per-Hire berechnen

Die Berechnung des Cost per Hire (CPH) erfolgt durch eine einfache Formel:

Dabei setzen sich die internen Kosten aus Gehältern der HR-Mitarbeiter, Kosten für Bewerbermanagement-Software und sonstigen internen Aufwendungen zusammen. Externe Kosten umfassen Ausgaben für Stellenanzeigen, Personalberater, Employer-Branding-Maßnahmen oder Karrieremessen.

Beispielrechnung:

Ein Unternehmen stellt in einem Jahr 50 neue Mitarbeiter ein und gibt insgesamt 470.000 € für das Recruiting aus. Die Kosten setzen sich folgendermaßen zusammen:

Interne Kosten (insgesamt 320.000 €)

• HR-Personalkosten: 250.000 € ( z. B. Gehälter für mehrere Recruiter & HR-Mitarbeiter)
• Bewerbermanagement-Software: 25.000 €
• Sonstige interne Kosten: 50.000 € (z. B. Schulungen und Technik)

Externe Kosten (insgesamt 150.000 €)

• Stellenanzeigen: 80.000 €
• Personalberater: 40.000 €
• Employer Branding: 20.000 €
• Karrieremessen: 10.000 €

Berechnung:

In unserem Beispiel liegt der CPH bei 9.400 € pro Einstellung. Dieser Wert bewegt sich im normalen Bereich für mittelständische Unternehmen oder Branchen mit hohem Fachkräftebedarf (IT, Ingenieure, Naturwissenschaften)

Wann ist der Cost per Hire gut und wann zu hoch?

Ob ein Cost per Hire (CPH) als gut oder zu hoch bewertet wird, hängt von mehreren Faktoren ab: Branche, Unternehmensgröße, Art der Position und die genutzten Recruiting-Kanäle. Ein universeller Richtwert existiert nicht aber es gibt branchenübliche Spannen, an denen sich Unternehmen orientieren können.

Typische CPH-Werte nach Unternehmensgröße und Branche

• KMU (bis 250 Mitarbeiter): 4.000 – 8.000 €
• Mittelständische Unternehmen (250 – 1.000 Mitarbeiter): 6.000 – 12.000 €
• Großunternehmen & Konzerne: 8.000 – 20.000 €
• IT & Ingenieurwesen: 8.000 – 15.000 €
• Gesundheitswesen & Naturwissenschaften: 7.000 – 14.000 €
• Einzelhandel, Gastronomie: 2.000 – 5.000 €

Wann ist ein CPH zu hoch?

• Über 12.000 € für normale Fachkräfte → Optimierung nötig
• Personalberaterkosten über 30 % der Gesamtkosten → Alternative Kanäle prüfen.
• Hohe Kosten pro Stelle, aber viele Fehlbesetzungen oder Fluktuation → Qualität der Bewerber prüfen.

Wann ist ein CPH gut?

• Unter 10.000 € für technische Berufe oder Fachkräfte → effiziente Prozesse
• Hohe Erfolgsquote durch Stellenanzeigen → gute Sichtbarkeit & Bewerberqualität
• Mehr Einstellungen über Jobbörsen als über teure Personalvermittler → Kosteneffizienz gegeben.

Warum sind Stellenanzeigen eine sinnvolle Investition?

Stellenanzeigen bieten eine skalierbare und effiziente Möglichkeit, qualifizierte Bewerber zu erreichen. Im Vergleich zu kostenintensiven Recruiting-Methoden wie Personalberatern ermöglichen sie eine breite Sichtbarkeit und sprechen gezielt Fachkräfte an.

Allerdings entfalten Stellenanzeigen ihren vollen Nutzen nur dann, wenn sie strategisch platziert werden. Wichtig ist, dass sie auf der richtigen Jobbörse veröffentlicht werden – dort, wo die passenden Kandidaten tatsächlich suchen. Eine unpassende Platzierung kann zu höheren Kosten durch längere Besetzungszeiten oder unqualifizierte Bewerbungen führen.

Wie kann man die Cost per Hire optimieren?

Ein hoher Cost per Hire (CPH) kann auf ineffiziente Recruiting-Prozesse oder teure Kanäle hinweisen. Um die Kosten pro Einstellung zu senken, ohne die Bewerberqualität zu gefährden, sollten Unternehmen gezielt an mehreren Stellschrauben drehen.

Recruiting-Kanäle gezielt optimieren

Nicht jeder Recruiting-Kanal bringt die gleiche Reichweite und Qualität an Bewerbern. Unternehmen sollten regelmäßig analysieren, welche Kanäle die meisten qualifizierten Einstellungen generieren – und ihr Budget entsprechend anpassen.

• Stellenanzeigen gezielt platzieren: Jobbörsen mit der passenden Zielgruppe auswählen, um Streuverluste zu vermeiden
• Direkte Ansprache nutzen: Active Sourcing oder Talentpools können helfen, gezielt passende Kandidaten anzusprechen.
• Teure Personalberater nur gezielt einsetzen: Für spezialisierte Führungsositionen können sie sinnvoll sein, sollten aber nicht die Hauptquelle sein.

Effiziente Prozesse reduzieren interne Kosten

Lange Besetzungszeiten und aufwendige Auswahlverfahren treiben den CPH in die Höhe. Eine optimierte Bewerberverwaltung spart Zeit und Kosten.

• Bewerbermanagement-Software nutzen: Automatisierung kann Prozesse beschleunigen und administrative Aufwände reduzieren.
• Schnellere Entscheidungsprozesse: Lange Abstimmungen zwischen Fachabteilungen oder HR verzögern Einstellungen unnötig.
• Klare Anforderungsprofile: Je besser die Stelle beschrieben ist, desto höher die Qualität der Bewerbungen – und desto weniger Zeit für unpassende Bewerber verschwendet.

Qualität der Bewerber steigern

Je besser die passenden Kandidaten erreicht werden, desto effizienter verläuft der Auswahlprozess.

• Aussagekräftige Stellenanzeigen erstellen: Ein präziser Stellentitel und eine gut strukturierte Anzeige helfen, qualifizierte Bewerber anzusprechen.
• Gezielte Jobbörsen nutzen: Spezialisierte Plattformen erhöhen die Chance, dass die Stellenanzeige die richtigen Fachkräfte erreicht. 
• Employer Branding stärken: Ein positives Arbeitgeberimage führt dazu, dass sich mehr qualifizierte Bewerber von selbst bewerben – das spart Kosten für aufwendige Recruiting-Maßnahmen.

Frühe Fluktuation vermeiden

Eine Fehleinstellung kann den CPH drastisch erhöhen, weil die Stelle dann erneut besetzt werden muss. Um das Risiko zu reduzieren, sollten Unternehmen auf eine treffsichere Auswahl setzen:

• Realistische Stellenbeschreibungen: Erwartungen sollten klar kommuniziert werden, um spätere Enttäuschungen zu vermeiden.
• Guter Onboarding-Prozess: Neue Mitarbeiter schneller integrieren, um Frühfluktuation zu verringern.