Die digitale Bewerbung

Unternehmen wünschen bei der Art des Bewerbungszugangs meist die Online- oder E-Mail-Bewerbung, da diese die Bearbeitung der Bewerbungen in vielerlei Hinsicht für Unternehmen erleichtert. Folgen Sie dem Wunsch des Arbeitgebers in der Stellenausschreibung. Beide Seiten sparen durch einer digitalen Bewerbung Zeit und Kosten im Vergleich zur früher gängigen Papierbewerbung.

Digitale Bewerbungsunterlagen können innerhalb des Unternehmens schnell ausgetauscht werden. Bei der Online- Bewerbung kann z.B. aufgrund Ihrer strukturierten Dateneingaben automatisch gefiltert werden, ob Sie zu den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle passen. Bei den elektronischen Bewerbungen unterscheidet man zwischen der Online-Bewerbung und der E-Mail-Bewerbung.

Digitale Bewerbung – Online-Bewerbung

Für die Online-Bewerbung stellt das Unternehmen ein Bewerbungssystem auf seiner Homepage zur Verfügung. In der Stellenanzeige wird dann ein Link angegeben, über welchen Sie zur richtigen Stelle des Systems geleitet werden. Meist müssen Sie sich zunächst registrieren und können dann in vorgefertigte Formulare Ihre Daten eintragen. Hierzu zählen z.B. die Angaben zu Ihrer Person, wie Ihre Kontaktdaten, die Stationen Ihres Lebenslaufs, Qualifikationen, sowie bisherige Erfahrungen. Anlagen wie Zeugnisse und Zertifikate können meist am Ende der Bewerbung hochgeladen werden.

Durch den Aufbau der Formulare haben die Unternehmen für alle Bewerber die gleiche Struktur der Angaben und können diese unmittelbar miteinander vergleichen und bezüglich der relevanten Punkte aus der Stellenausschreibung evaluieren. Da es bei den Formularen der Online-Bewerbungen Pflichtfelder zum Ausfüllen gibt, haben die Personalverantwortlichen alle relevanten Informationen und Unterlagen parat.

Sie können so leichter ihre Wahl treffen, welche Kandidaten sie zum Vorstellungsgespräch einladen. Je nach Stellenausschreibung werden die Bewerbungsmasken angepasst und ermöglichen das Abgleichen mit dem Anforderungsprofil.

Daher ist der Verwaltungsaufwand des HR-Managers geringer und folglich verkürzt sich auch Ihre Wartezeit bis zu einer Entscheidung. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Bewerbung auf jeden Fall vollständig ist. Also alle Daten beinhaltet, welche der Arbeitgeber braucht, um eine Auswahl zu treffen. Da man bei der Online-Bewerbung die Texte wie das Anschreiben direkt in das Formular eingibt, ist es ratsam, dass Sie die entsprechenden Texte zunächst wie bei einer klassischen Bewerbung in ein Textverarbeitungsprogramm auf Ihrem Rechner erstellen. Das Anschreiben kann dann nochmals sowohl auf Rechtschreibfehler als auch inhaltlich geprüft werden. Anschließend können Sie die Texte in die Formularfelder kopieren. Das bietet zwei Vorteile: Zum einem sind Sie sicher keine Flüchtigkeitsfehler zu machen und zum anderen können Sie das Textdokument anschließend speichern und zur Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch nutzten, wenn Sie eingeladen werden. Beim Upload der Zeugnisse sollten Sie nur stellenrelevante Dokumente mitschicken.

Digitale Bewerbung – E-Mail-Bewerbung

Eine E-Mail-Bewerbung kommt der klassischen Print-Bewerbung sehr nahe. Sie schicken das Anschreiben zusammen mit Ihrem Lebenslauf und Zeugnissen per E-Mail an das Unternehmen. Ihr Vorteil bei einer E-Mail Bewerbung ist, dass Sie Ihre persönliche Note mit einbringen können. Nachteil wäre, dass Sie nicht sicher wissen, welche Daten das Unternehmen von Ihnen genau haben möchte. Daher ist es umso wichtiger auf alle Punkte einzugehen, die Sie aus der Stellenanzeige herauslesen können.

Der Aufbau der digitalen Bewerbungsunterlagen entsprechen dem einer klassischen Bewerbung. Trotzdem gibt es einige Besonderheiten bei einer digitalen Bewerbung zu beachten. Gehen Sie mit der gleichen Sorgfalt und Vorbereitung vor, wie bei einer klassischen Bewerbung. Nur weil die Bewerbung schnell per E-Mail verschickt ist darf man die Qualität nicht vernachlässigen.

Von Massenbewerbungen, bei denen nur der Firmenname ausgetauscht ist, ist abzuraten. Individualisieren Sie jede Bewerbung und gehen Sie explizit auf die Stellenausschreibung ein. Versenden Sie bei einer digitalen Bewerbung Ihre Dokumente ausschließlich als PDF-Dateien und nicht als offene Dokumente (z.B. MS Word).

Bei den meisten offenen Dateiformaten gibt es Funktionen wie „Änderungen nachverfolgen“. Nichts ist unangenehmer, als bei einem Bewerbungsgespräch darauf angesprochen zu werden, warum man etwaige Änderungen gemacht hat. Außerdem besteht bei offenen Dateiformaten die Gefahr, dass sie auf anderen Rechnern mit unterschiedlichen Programmversionen verschieden angezeigt werden und die Formatierungen leiden.

Nachdem Sie die Dateien für die digitale Bewerbung fertiggestellt haben, sollten Sie alle Dokumente zusammen in eine PDF-Datei speichern. Die Formatierungen bleibt so auf jedem Computer gleich. Zudem erleichtern Sie auch dem Personalverantwortlichen die Arbeit, da er nur eine Datei öffnen braucht. Benennen Sie die PDF-Datei mit Ihrem Namen, z.B. Bewerbung_Max_Mustermann.pdf, damit Ihre Bewerbung leichter zugeordnet werden kann.

Geben Sie die Referenznummer an, wenn in der Stellenausschreibung eine vorhanden ist: Max-Mustermann_Referenznummer.pdf. Bewerber neigen dazu Bewerbungen in dem Muster Bewerbung_Unternehmensname zu benennen, um diese bei sich sortieren zu können. Dies hilft dem Personaler aber nicht Ihre Bewerbung zuzuordnen. Achten Sie darauf, dass das Dokument nicht größer als 3-5 MB ist.

Checkliste – Digitale Bewerbung

Auch bei den digitalen Bewerbungen ist der erste Eindruck wichtig. Kontrollieren Sie daher abschließend die PDF-Datei nach folgenden Gesichtspunkten:

  • Stimmen alle Formatierungen?
  • Ist die Auflösung des Bewerbungsfotos gut?
  • Sind die Zeugnisse gut lesbar?
  • Kann man auch Dokument gut drucken?
  • Ist das Dokument vollständig?

Aufbau der E-Mail

Geben Sie in der Betreffzeile der E-Mail an – Bewerbung: „Ihren Namen“, „Stellentitel“. Wenn es eine Referenznummer in der Stellenausschreibung gibt, geben Sie diese ebenfalls mit an. Benutzen Sie für die Anrede den selben Namen wie in Ihrem beigefügten Anschreiben an das Unternehmen.

Schreiben Sie in ein bis zwei Sätzen, dass Sie Interesse an der Mitarbeit in der Firma haben und verweisen Sie auf die Bewerbung im Anhang. Vermeiden Sie Abkürzungen wie „MfG“. Bevor Sie die E-Mail abschicken, überprüfen Sie nochmal die Rechtschreibung.

Nutzen von Talent Pools

Aufgrund des Fachkräftemangels und der demographischen Entwicklung zeichnet sich momentan ein Trend ab – das sogenannte Active Sourcing. Hierbei suchen Unternehmen aktiv in Lebenslaufdatenbanken nach passenden Kandidaten für ihre offenen Vakanzen. Ein besonderer Fokus liegt auf Kandidaten aus dem sogenannten MINT-Bereich (Mathematik, Ingenieurwesen, Naturwissenschaften und Technik).

Gute Jobbörsen, wie auch jobvector, bieten Ihnen die Möglichkeit Ihren Lebenslauf zu hinterlegen, so dass Unternehmen aktiv nach Ihnen suchen können. Viele Unternehmen darunter auch Großkonzerne betreiben Active Scouring. Dabei kann es sich jedoch auch um Positionen handeln, die nicht öffentlich ausgeschrieben werden.

Sie können durch Ihren Eintrag in einem solchen Talent Pool Ihre Chancen auf einen schnellen Bewerbungserfolg erhöhen. Seriöse Jobportale ermöglichen es Ihnen, Ihren Lebenslauf und Ihre Bewerbungsunterlagen kostenlosen und auf Wunsch auch chiffriert anzulegen. Das bedeutet, dass die Unternehmen nur anonymisierte Daten einsehen können. Möchte ein Unternehmen mit Ihnen Kontakt aufnehmen, entscheiden Sie, ob Sie Ihre persönlichen Daten freischalten möchten oder nicht.

Dies kann besonders wichtig sein, wenn Sie noch im Arbeitsverhältnis sind. Schließlich möchte keiner, dass der eigene Arbeitgeber seine persönlichen Daten in einem Talent Pool einsehen kann.

Tipps zur erfolgreichen Nutzung von Talent Pools

Das Anschreiben sollten Sie allgemeiner formulieren, da Sie sich nicht auf eine konkrete Stellenausschreibung bewerben. Hier heißt es also seine Stärken zu präsentieren. Bei allen Eingaben sollten Sie überlegen: Nach was könnten Unternehmen suchen? Um einen größeren Erfolg zu ermöglichen, empfehlen wir Ihnen, Ihre Angaben durchdacht und mit großer Sorgfalt einzugeben und immer auf dem aktuellsten Stand zu halten.

Neben dem allgemein formulierten Anschreiben und dem Lebenslauf können Sie weitere Dokumente wie Arbeitsbescheinigungen oder Zeugnisse hochladen, um Ihren Werdegang zu unterstreichen. Wenn Sie Ihre Daten chiffrieren möchten, achten Sie darauf in Freitextfeldern auf personenbezogene Daten zu verzichten z.B. Ihren Namen unter dem Bewerbungsanschreiben.

Wenn Sie z.B. Ihre Publikationen angeben möchten, nennen Sie nur Journal und Jahr. Nutzten Sie ausschließlich seriöse Jobportale, schließlich handelt es sich um sehr persönliche Daten. Wenn es z.B. keine Datenschutzerklärung gibt, sollten Sie von diesem Portal absehen.

Die Nutzung eines Talent Pools lohnt sich nicht nur für Berufseinsteiger, sondern ist auch für Bewerber interessant, die aktuell in einem Arbeitsverhältnis stehen, sich aber beruflich verändern möchten oder für berufliche Veränderungen offen sind.

jobvector Talent Pool

Sie sind Ingenieur, Informatiker, Mediziner oder Naturwissenschaftler? Dann nutzen Sie den fachspezifischen jobvector Talent Pool. Unternehmen suchen im jobvector talent pool ausschließlich nach Kandidaten mit einem ingenieurs- , informationstechnischem, medizin oder naturwissenschaftlichem Hintergrund. Nutzen Sie Ihre Chance von Unternehmen gefunden zu werden.