Verwaltungsfachangestellte

Verwaltungsfachangestellte arbeiten in Behörden oder öffentlichen Einrichtungen und sorgen dafür, dass Verwaltungsabläufe reibungslos funktionieren. Sie bearbeiten Anträge, erstellen Bescheide, verwalten Akten und stehen Bürgern bei Fragen beratend zur Seite. Je nach Einsatzbereich können sie in der Personalverwaltung, im Finanzwesen, im Sozialamt oder im Bauamt tätig sein. Ziel ihrer Arbeit ist es, rechtliche Vorgaben korrekt umzusetzen und eine funktionierende öffentliche Verwaltung zu gewährleisten.

Was macht ein Verwaltungsfachangestellter?

Ein Verwaltungsfachangestellter sorgt dafür, dass die Abläufe in Ämtern und Behörden organisiert und rechtssicher ablaufen. Er bearbeitet Anträge, erstellt Dokumente und unterstützt Bürger sowie interne Verwaltungsprozesse. 

Typische Aufgaben eines Verwaltungsfachangestellten:

• Bearbeitung und Prüfung von Anträgen und Formularen
• Erstellung von Bescheiden, Protokollen und Verwaltungsschreiben
• Beratung von Bürgern zu rechtlichen oder organisatorischen Fragen
• Verwaltung von Personalakten, Finanzen oder Haushaltsplänen
• Pflege von Datenbanken und digitalen Verwaltungssystemen
• Vorbereitung und Durchführung von Verwaltungsentscheidungen
• Bearbeitung von Rechnungen und Haushaltsangelegenheiten
• Zusammenarbeit mit anderen Ämtern, Behörden und Dienststellen

Anträge bearbeiten und Bescheide erstellen

Verwaltungsfachangestellte prüfen und bearbeiten verschiedene Anträge, zum Beispiel auf Sozialleistungen, Genehmigungen oder Förderungen. Sie kontrollieren, ob alle Unterlagen vollständig sind, wenden die passenden Gesetze an und erstellen anschließend den offiziellen Bescheid. Dabei müssen sie sehr genau arbeiten, weil ihre Entscheidungen rechtliche Folgen haben können.

Bürger beraten und informieren

Verwaltungsfachangestellte stehen häufig im direkten Kontakt mit Bürgern. Sie erklären Verwaltungsabläufe, helfen beim Ausfüllen von Formularen und beantworten Fragen zu Zuständigkeiten, Terminen oder Fristen. Dabei sprechen sie so, dass jeder die Informationen gut versteht. Durch diese klare Kommunikation schaffen sie Vertrauen und sorgen dafür, dass Bürger sich gut betreut fühlen.

Verwaltungsvorgänge dokumentieren und organisieren

Verwaltungsfachangestellte kümmern sich darum, dass in der Verwaltung alles gut organisiert ist. Sie führen Akten, pflegen digitale Datenbanken und bereiten Unterlagen für Entscheidungen oder Sitzungen vor. Dabei achten sie darauf, dass alle Dokumente richtig abgelegt und jederzeit leicht zu finden sind. Durch diese sorgfältige Arbeit läuft die Verwaltung reibungslos und effizient.

Verwaltungsfachangestellte Ausbildung

Wer Verwaltungsfachangestellter werden möchte, absolviert eine duale Ausbildung im öffentlichen Dienst. Sie dauert in der Regel drei Jahre und findet sowohl in einer Behörde oder Verwaltung als auch in der Berufsschule statt. Während dieser Zeit lernen Auszubildende, wie Verwaltungsabläufe organisiert werden und wie Gesetze in der Praxis angewendet werden. 

Die Ausbildung ist abwechslungsreich, weil man Einblick in verschiedene Bereiche wie Personalwesen, Finanzen oder Bürgerdienste bekommt. Nach dem erfolgreichen Abschluss können Verwaltungsfachangestellte in Städten, Gemeinden, Ministerien oder anderen öffentlichen Einrichtungen arbeiten. Wer gute Leistungen zeigt, hat zudem gute Chancen auf eine Übernahme in ein sicheres Arbeitsverhältnis.

Ablauf & Inhalte

Die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten ist dual. Du lernst in einer Behörde die Praxis und in der Berufsschule das nötige Wissen. Meist wechseln sich Praxisphasen und Schulblöcke ab. In der Praxis arbeitest du früh an echten Vorgängen mit, schreibst einfache Bescheide, führst Akten, bereitest Termine vor und hast Kontakt mit Bürgern. In der Schule stehen Recht, Verwaltung und Wirtschaft auf dem Plan. Nach einer Zwischenprüfung folgt am Ende die Abschlussprüfung mit schriftlichen Klausuren und einem mündlichen Teil.

Fachrichtungen als Verwaltungsfachangestellter

• Kommunalverwaltung
• Landesverwaltung
• Bundesverwaltung
• Handwerksorganisation
• Kirchenverwaltung

So läuft die Ausbildung ab

Zu Beginn bekommst du eine Einführung in Aufbau und Aufgaben deiner Dienststelle. Danach durchläufst du mehrere Stationen wie Bürgeramt, Personal, Kasse und Haushalt oder Ordnungswesen. In jeder Station hast du einen Ausbilder, der dir Aufgaben erklärt und Feedback gibt. Du führst ein Berichtsheft, nimmst an dienstbegleitenden Unterweisungen teil und bereitest dich auf die Prüfungen vor. Im zweiten und dritten Jahr übernimmst du anspruchsvollere Vorgänge, setzt Gesetze in der Praxis um und arbeitest an kleinen Projekten mit, zum Beispiel an der Umstellung eines Formulars oder der Einführung eines digitalen Ablageplans.

Das lernst du inhaltlich als Verwaltungsfachangestellter

Im Mittelpunkt steht Verwaltungsrecht. Du lernst, wie man Anträge prüft, Fristen beachtet und rechtssichere Entscheidungen vorbereitet. Dazu kommen Staats- und Kommunalrecht, Bürgerliches Recht in Grundzügen, Haushalts- und Kassenwesen, Personalwesen, Organisation und Wirtschafts- und Sozialkunde. Ein großer Teil dreht sich um Aktenführung, Schriftverkehr und klare Sprache. IT und E-Government sind ebenfalls wichtig. Du arbeitest mit Fachverfahren, pflegst Daten in Register und lernst die Grundlagen zu Datenschutz und Informationssicherheit.

Praxis in der Behörde

Du nimmst Bürgeranliegen entgegen, prüfst Unterlagen, dokumentierst Ergebnisse und bereitest Bescheide vor. Du lernst Gebühren zu berechnen, Zahlungen zu verbuchen und einfache Auswertungen zu erstellen. Bei Terminen mit Kollegen oder externen Stellen erstellst du Protokolle, stimmst Abläufe ab und sorgst dafür, dass Vorgänge fristgerecht abgeschlossen werden. Mit der Zeit übernimmst du Verantwortung für eigene Akten und wirkst bei kleinen Verbesserungen im Ablauf mit.

Berufsschule und Unterweisungen

Im Unterricht vertiefst du rechtliche Grundlagen, übst Fälle aus der Praxis und schreibst Musterbescheide. In Rechen- und Wirtschaftsfächern trainierst du Haushaltspläne, Kostenrechnung in Grundzügen und Vergaberegeln. Kommunikation ist ein ständiges Thema. Du lernst, wie man verständlich schreibt, freundlich berät und mit Konflikten umgeht. Dienstbegleitende Unterweisungen verknüpfen Praxis und Theorie, oft geleitet von kommunalen Studieninstituten oder Verwaltungsschulen.

Prüfungen

Die Zwischenprüfung prüft Basiswissen und zeigt, wo du stehst. Am Ende folgen Klausuren zu Recht, Verwaltung und Wirtschaft sowie ein mündlicher Teil, häufig eine Fallbearbeitung mit anschließender Befragung. Wer gut vorbereitet ist, kennt den Ablauf eines Verwaltungsverfahrens, kann Akten führen, rechtliche Grundlagen anwenden und verständlich erklären, wie eine Entscheidung zustande kommt.

Ausbildungsgehalt Verwaltungsfachangestellte

Während der Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten steigt die Vergütung mit jedem Lehrjahr an. Die Höhe richtet sich in der Regel nach dem geltenden Tarifvertrag im öffentlichen Dienst, etwa dem Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes (TVAöD) bzw. dem Tarifvertrag für Auszubildende der Länder (TVA‑L BBiG).

Monatliches Bruttogehalt während der Ausbildung (nach TVAöD):

1. Ausbildungsjahr: 1.293,26 € 
2. Ausbildungsjahr: 1.343,20 € 
3. Ausbildungsjahr: 1.389,02 € 

Ab dem 1. Mai 2026 erhöht sich nach TVAöD das monatliche Bruttogehalt für jedes Ausbildungsjahr um 75 €.

Voraussetzungen für Verwaltungsfachangestellte

Um Verwaltungsfachangestellter zu werden, sollte man Interesse an Büroarbeit, Organisation und rechtlichen Themen haben. Wichtig ist auch, dass man sorgfältig arbeitet, gern mit Menschen zu tun hat und Regeln nachvollziehen kann. Für die Ausbildung wird in der Regel ein mittlerer Schulabschluss, also die mittlere Reife, vorausgesetzt. Mit Abitur oder Fachhochschulreife steigen die Chancen auf einen Ausbildungsplatz zusätzlich. Gute Noten in Deutsch, Mathematik, Wirtschaft und Sozialkunde sind hilfreich, weil man viel mit Texten, Zahlen und Gesetzen arbeitet. Außerdem erwarten Verwaltungen Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und ein freundliches Auftreten im Umgang mit Bürgern. Wer strukturiert denkt, gern Verantwortung übernimmt und sich für die Arbeit im öffentlichen Dienst interessiert, bringt die besten Voraussetzungen für diesen Beruf mit.

Verwaltungsfachangestellte Gehalt

Ein Verwaltungsfachangestellter verdient derzeit ca. 2.900 € bis 4.500 € brutto im Monat,  je nach Entgeltgruppe, Arbeitgeber und Berufserfahrung.

Das Gehalt richtet sich in der Regel nach einem Tarifvertrag im öffentlichen Dienst, z. B. dem TVöD‑V („Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst – Besonderer Teil Verwaltung“) für Beschäftigte bei Bund und Kommunen. Üblicherweise werden Verwaltungsfachangestellte zu Beginn ihrer beruflichen laufbahn in Entgeltgruppe E5 eingestuft.

Die Eingruppierung in eine Entgeltgruppe hängt davon ab, welche Aufgaben regelmäßig übernommen werden; komplexere oder verantwortungsvollere Tätigkeiten führen zu höheren Gruppen und damit zu höherem Entgelt. Je länger jemand in einer bestimmten Entgeltgruppe tätig ist und je höher seine Erfahrungsstufe, desto mehr steigt das Gehalt. Zusätzlich spielen Faktoren wie Bundesland, Verwaltungsebene (Bund, Land, Kommune), besondere Zusatzaufgaben oder Führungsverantwortung eine Rolle.

Typische Gehaltsspannen

• Einsteiger bei Entgeltgruppe E 5 (Stufe 1) im TVöD können rund 3.038 € monatlich erreichen.
• Im weiteren Verlauf lässt sich je nach Stufe und Gruppe ein Monatsbrutto von ca. 3.500 € bis 4.000 € erzielen.
• In höheren Entgeltgruppen oder mit besonderer Verantwortung kann das Monatsgehalt auch über 4 500 € liegen.

Umschulung und Quereinstieg als Verwaltungsfachangestellter

Eine Umschulung oder ein Quereinstieg zum Verwaltungsfachangestellten ist grundsätzlich möglich und für viele eine attraktive Option, die sich beruflich neu orientieren möchten. Besonders Menschen mit Erfahrung in kaufmännischen, organisatorischen oder serviceorientierten Berufen finden sich oft schnell in der Verwaltungsarbeit zurecht. Die Umschulung dauert in der Regel zwei Jahre und wird meist über Bildungsträger oder Verwaltungsakademien angeboten. Sie kombiniert theoretischen Unterricht mit Praxisphasen in Behörden, sodass man die Abläufe der öffentlichen Verwaltung direkt kennenlernt.

Voraussetzung ist in der Regel ein mittlerer Schulabschluss sowie gute Deutschkenntnisse, da viele Aufgaben schriftliche Kommunikation und den Umgang mit Gesetzen erfordern. Auch Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Freude am Umgang mit Bürgern sind wichtig. Häufig wird die Umschulung über die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter gefördert, wenn eine berufliche Neuorientierung notwendig ist.

Die Chancen auf eine Anstellung nach der Umschulung stehen gut, da in vielen Kommunen und Behörden Fachkräfte gesucht werden. Wer engagiert ist, gute Leistungen zeigt und sich mit den Abläufen der Verwaltung auskennt, hat realistische Aussichten auf eine sichere und langfristige Beschäftigung im öffentlichen Dienst.